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Incrementa tu productividad con una óptima gestión de documentos

Qué debo saber para comprarle una impresora a mi oficina

Podríamos hablar de tecnicismos y términos intelectuales sobre la ciencia de la impresión moderna, pero algunos no tenemos tiempo o, simplemente, lo único que buscamos es una impresora que imprima rápido y no dé problemas. Bien, pues en este artículo descubriremos que necesitamos saber para encontrar la impresora perfecta para nuestra oficina.

Primero debemos de pensar para qué la vamos a comprar, y es que parece una idiotez, pero a veces vamos sin la idea exacta de la función que tendrá en nuestra oficina. No dejarnos llevar por la emoción espontánea de “necesito imprimir urgentemente” y pensar si en el futuro necesitaremos escanear, por ejemplo, para optar por una multifunción. Tener en cuenta la conectividad del equipo será importante si vamos a conectar un equipo o varios, ya que si es solo para ti, un cable USB será suficiente, en cambio, si sois varios, la mejor opción es que nuestro equipo cuente con conexión Wifi.

A la hora del consumo son importantes tener en mente varios aspectos, pero sobretodo la función a doble cara y el consumo y coste de tinta. Ahora mismo, es esencial para una empresa su preocupación por el medio ambiente, y la reducción del uso del papel es el principal fuerte para acabar con su gasto indiscriminado. Además, la productividad también es dinero y usar la función a doble cara significa ir el doble de rápido. El consumo de tinta y su coste son conceptos que olvidamos cuando participamos en la compra de una impresora y tendremos que tenerlo en cuenta. Hay empresas como NOVAC que te ofrecen el servicio de descubrir cuales son tus necesidades y qué impresora se adapta más a ti, conociendo el consumo del equipo, a cambio de que le compres el equipo. De hecho, con su mantenimiento, te suministran todos los consumibles de tu impresora y su servicio técnico.

Sin duda, no debemos olvidarnos de que tipo de documentos imprimiremos para tener en cuenta su calidad y rendimiento, y si serán a color o solo imprimiremos en blanco y negro. Este discernimiento puede pesaros durante mucho tiempo. Es importante, saber con certeza que no necesitaremos imprimir con el tiempo a color, si decidimos un equipo en blanco y negro.

 

¡Si tienes alguna duda sobre que impresora puede venirte mejor, puedes explicarme tu caso abajo (en los comentarios)!

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5 grandes consejos que no sabías para mejorar tu productividad

¿Te imaginas terminar el trabajo a tiempo y salir a tu hora? Todo depende de como te organices y tu forma de trabajar. Cambiando solo 5 hábitos de tu trabajo, conseguirás ahorrar horas y horas de trabajo, por no decir días. Y un día de trabajo es mucho dinero y tiempo. Así que veamos que hábitos podemos cambiar.

1. Espacio de trabajo

Esto puede que ya lo sepas, pero nunca somos conscientes de su peso a largo plazo. Tu espacio de trabajo se divide en dos: una física (mesa) y una virtual (ordenador). Yo solía perder varios minutos, incluso horas, buscando un archivo que necesitaba y no lo encontraba por dejar el archivo en el escritorio con el nombre de ‘Sin título-1’. Gran error.

Pero tampoco basta con arrinconar esto en subcarpetas dentro de más subcarpetas que están dentro de otras carpetas que hay en una carpeta del escritorio. De hecho esto no es orden, sino es el doble de pérdida de tiempo, ya que no solo has perdido el tiempo en buscar el archivo, sino en ordenarlo anteriormente.

Ordenar tus archivos es tan sencillo como nombrar el archivo de una manera fácil de recordar y guardarlo en un sitio fácil de encontrar.

 

2. Elección de tareas

Si es verdad que se nos hará más ameno el final del trabajo si empezamos por la tarea más costosa y acabamos con la más sencilla, pero también hay que tener en cuenta que si has entrado a las 7 de la mañana a trabajar, es muy probable que tus neuronas no entren hasta las 9, así que intenta analizar dónde está tu hora pico de productividad para no tener que estar perdiendo el tiempo cuando entres a trabajar sumando con los dedos. Tampoco dejes todo el trabajo complicado para el final, siempre es mejor sumar con los dedos que pillártelos.

 

3. Medios de comunicación

Estamos rodeados de elementos de comunicación y no nos damos cuenta del tiempo que perdemos con ellos. La comunicación en una empresa es muy importante, aunque si no se utiliza con eficacia puede volverse en tu contra y hacerte perder más tiempo del que piensas. Quizá estás suponiendo que hablo del móvil y todo aquel uso que le damos actualmente, pero éste no es el mayor de tus problemas.

El correo electrónico hace perder hasta más del 50% del tiempo en el trabajo a muchos empleados. De hecho, hay algunos que hasta esto se lo llevan también a casa.

La comunicación es necesaria, pero el exceso de ella tampoco es bueno. Sin embargo, hay varias maneras de recortar este uso o de utilizar diferentes vías según para qué propósito.

Acabarás mucho antes comunicándote oralmente con un compañero que por correo. También, tienes otras vías como los chats instantáneos para zanjar rápidamente el asunto.

Si necesitas compartir cualquier tarea, documento o archivo con un compañero, tienes herramientas de colaboración en línea muy ligeras de utilizar como gestores de tareas y servidores que alojan archivos en la red.

Hay un extra en todo esto: aumenta la importancia de tu bandeja de entrada. Tu bandeja de entrada deja de llenarse de correos que no son tan necesarios y empiezan a ganar importancia todos los mensajes que si la tienen. Ahora será más fácil encontrar correos que si necesitan urgencia y además no perderemos tiempo buscándolos, ni respondiendo otros.

 

4. Madruga

Si no vas a salir de fiesta, intenta levantarte temprano y no con el tiempo justo. Levantarte 1 hora antes, te dará una importante ventaja a la hora de llegar al trabajo para rendir más desde el primer minuto.

 

5. Confía tu trabajo

Si hay mucha gente que se dedica a perder el tiempo en el correo, hay el doble de personas que se dedican a perderlo en gestión documental, facturación, control de costes y muchos otros hábitos que se hacían cuando se escribía en piedra. ¡El mundo avanzó! Ahora hay softwares y empresas dedicándose a este problema que día tras día tienen las empresas. No es un gasto si esto te hace centrarte en la verdadera función de tu trabajo y empiezas a delegar tu trabajo (no responsabilidad) en empresas o software de gestión que hagan que tu productividad cambie de forma radical, y ya no sólo tu productividad, tus hábitos y funciones en el día a día no serán tan costosas y se te harán mucho más amenas, eso significa más motivación en tu puesto de trabajo para seguir mejorando.

 

Y tú, ¿tienes algún hábito que reduce el tiempo en la productividad de tu trabajo? Compártelo con nosotros abajo para que todos podamos mejorar.

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