Los costes de impresión de documentos permanecen dispersos u ocultos debido a que a las empresas les resulta difícil su control y medición.

Consultoras especializadas como Gartner calculan que un 6% de la facturación de una empresa se dedica a la producción de documentos, su regeneración, duplicidad, copias, etc. y que de esta cifra el 30% se está malgastando. Esto quiere decir que las empresas incurren en un coste evitable, que podría suponer incrementar su margen comercial en un valor equivalente al 2% de su facturación de venta.

Además, hay una gran cantidad de información que se imprime y luego se olvida en la bandeja de entrada. Por lo que los documentos y sus datos (personales, sensibles, etc.) quedan accesibles a personas no autorizadas. No cumpliendo así el compromiso de seguridad en la accesibilidad a los documentos y su información que las empresas han de llevar a cabo por exigencias legales (Ley Orgánica de Protección de Datos de Carácter Personal, LOPD).

Nuestra solución de Control de Costes de Impresión te permitirá controlar y auditar todo lo que se imprime: quién imprime qué, dónde, cuándo y cómo lo imprime, redirigiendo automáticamente los trabajos de impresión al dispositivo más rentable o dispositivo similar para balancear las cargas de trabajo.

• Ahorro de costes: al controlar las impresiones y el uso del color. Se elimina el malgasto de papel al reducir el número de impresiones tanto abandonadas en la bandeja de salida como innecesarias.
• Ahorro de tiempo: si una impresora falla, los trabajos son enviados a otra sin la intervención del usuario.
• Imputación real del coste a las áreas de negocio, departamentos, centro de trabajo o usuarios que hacen uso de estos recursos.
• Mayor seguridad: gracias a la autenticación de usuario, permitiendo un seguimiento de los documentos impresos, en qué momento y equipo. Y nadie encuentra en la bandeja los documentos de otros.
• Mayor disponibilidad: si una impresora deja de imprimir el resto continúa con el trabajo.
• Ayuda a cumplir obligaciones legales: la impresión segura ayuda al cumplimiento de la LOPD.

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