Si hablamos de gestión documental existen diversos softwares de empresas que lo hacen, pero si queremos tener la mejor gestión documental, eso te lo proporcionan pocas empresas.

Recientemente, hemos hablado de lo que es la gestión documental y sus ventajas, lo que significa para una empresa y el ahorro que puede dar a las empresas en diferentes departamentos. Desde NOVAC os presentamos hoy a SOLPHEO.

¿Qué es SOLPHEO?

SOLPHEO es una plataforma de gestión de contenido empresarial que incluye la capacidad de almacenar, compartir, colaborar, gestionar toda la información, las tareas y procesos de tu empresa. Optimiza tu forma de trabajar, trabaja con quien y donde quieras de manera segura.

¿EN QUE TE PUEDE AYUDAR SOLPHEO?

SOLPHEO puede ayudarte a gestionar diferentes aspectos de una manera más eficiente. Automatizar todos los procesos documentales en los departamentos se convierte en un cambio radical en la forma de hacer las cosas., es transformar el espacio de trabajo a una versión más inteligente.

CALIDAD

Una gestión de procesos de calidad realizada con éxito es aquella que elimina información confusa, duplicada, desactualizada o irrelevante, que es fácil de localizar, consultar y aprobar y que cuenta con mecanismo de protección. Que cumple con objetivos puntuales y útiles para la toma de decisiones del negocio. SOLPHEO permite la gestión óptima de los procesos de calidad de diferentes áreas.

La digitalización permite que en los procesos de calidad de las organizaciones se logre:

• Ejecutar las políticas y restricciones asegurando los estándares de calidad necesarios para acometer los objetivos marcados por la propia empresa.
• Gestionar un proceso de calidad ágilmente, adaptándolo a las modificaciones necesarias para generar eficiencias.

Expedientes

La información del negocio, desde datos básicos y fáciles de obtener hasta datos sensibles que constituyen ventajas competitivas de la empresa deben mantenerse en orden y a resguardo para permitir a los colaboradores utilizarlos de manera oportuna y maximizar su explotación.

La digitalización permite que un expediente de cualquier departamento sea:

• Fácil de ingresar, localizar, consultar y modificar.
• Una extensión de las policías y restricciones salvaguarden el bienestar, legal y competitivo de la organización en el entorno en el que se desempeña.

Notas de gasto

Existen distintos puestos y actividades cuya realización recae 100% en los apoyos de la empresa. Conceptos como dieta, traslado, hoteles y alquileres de equipo son comunes. Es necesario contar con políticas que impidan un mal uso de este servicio interno y que velen por la salid fiscal y financiera de la empresa.

La digitalización permite que en los procesos de gestión de notas de gasto:

• Ejecutar las políticas y restricciones salvaguardando el bienestar económico, fiscal, legal y competitivo de la organización en el entorno en el que se desempeña.
• Gestionar un proceso ágilmente, que permite generar eficiencias en la empresa.

Proveedores

La gestión de proveedores, en caso de que carezca de protocolos y planes de acción, pone en riesgo la relación con el cliente y puede resultar en grandes pérdidas. Adicionalmente, en el día a día se genera información en la empresa que puede ser sensible y hay que dotarla de seguridad. La cadena de suministro es el eje de cualquier negocio. La relación con proveedores añade valor al cliente final, permite mejores negociaciones y consiguen que se persiga un objetivo común.

La digitalización permite que la gestión de proveedores sea:

• Una extensión de las políticas y restricciones que salvaguardan el bienestar económico y legal.
• Ágil, en el momento de ingresar, consultar, modificar y actualizar información de: pagos, contratos, estados de cuenta, órdenes de compra, negociaciones, etc.

Recursos Humanos

Durante el proceso de reclutamiento y selección se manejan datos que deben ser cuidados y que necesitan una gestión optima lo cual, de no ser así, pueden causar problemas en la organización. Por lo que una de las actividades clave para el cumplimiento de los objetivos del departamento de RRHH es la correcta gestión de los expedientes.

Para el departamento de RRHH es importante eliminar la intervención humana y reducir la posibilidad de errores. Estas tareas, se automatizan desde la plataforma y ello asegura el cumplimiento de las exigencias de las nuevas normativas internacionales.

La digitalización le permite a un departamento de RRHH entre otras cosas:

• Ingresar, localizar, consultar y actualizar información del colaborador con el nivel de restricción alineado con las necesidades y políticas de la empresa.
• Establecer flujos de trabajo para actividades cruciales para el empleado en el desarrollo, desempeño y satisfacción del empleado.
• Proteger los intereses de la compañía y de los colaboradores.

En NOVAC trabamos con la tecnología más innovadora del sector, para que nuestros clientes optimizan al máximo sus recursos, por ello contamos con el programa de gestión documental SOLPHEO.

“Imprímelo y ponlo junto a los otros” “Archiva este documento” “Ponlo junto a los demás papeles” “En esa carpeta no va ese informe” todas estas expresiones han sido y son comunes en la mayoría de empresas. La cantidad de información que generan las empresas aumenta cada día. La gestión documental se vuelve algo indispensable en la actualidad.

Existen una gran variedad de sistemas de gestión documental. Estos sistemas pueden ir desde lo más simple, como registrar la entrada y salida de un documento hasta controlar el ciclo de vida de un documento como sus documentos relacionados atravesando varios departamentos y automatizando el proceso de tal manera que genera un ahorro para la empresa en diversos aspectos.

¿Qué es la gestión documental?

Un sistema de gestión documental se encarga de almacenar, administrar y controlar los documentos de una organización, para que sean accesibles y encontramos fácilmente por los miembros de la organización. Se puede utilizar dicho sistema en diferentes departamentos dentro de la empresa como puede ser en administración, recursos humanos, contabilidad, ventas y legal.

¿Qué ventajas presenta la gestión documental?

Son muchas las ventajas que este tipo de soluciones presentan. Vamos a enumerar algunas de ellas:

1. Ahorro en costes de impresión al estar todo digitalizado.
2. Fácil acceso a la información por parte del personal.
3. Restringir el acceso para que los documentos sean leídos por las personas correctas.
4. Aumento de la productividad, ahorrando tiempo al personal en la búsqueda de archivos.
5. Liberación de espacio físico dentro de la oficina.
6. Reducción de riesgo de perder, duplicar o deteriorar un documento importante.

La gestión documental contribuye al crecimiento de una empresa, dándole un buen manejo a la información, así como a las bases de su estructura organizacional. Supone una inversión más que un gasto, ya que pasado algo de tiempo se nota en las ventajas y beneficios que supone la gestión de documentos para la empresa, lo que hace que sea una acción necesaria en todas las empresas.

En NOVAC, somos experto en gestión documental y consideramos que es un pilar fundamental de cualquier empresa tener sus documentos ordenador, accesibles y seguros por ello, NOVAC trabaja con los mejores proveedores para ayudarte a ahorrar tiempo, dinero y espacio físico.

La Federación Regional de Empresarios del Metal de Murcia (FREMM) ha iniciado una campaña con la que pretende dar una mayor visibilidad a la Industria 4.0 y al aumento de demanda de empleos cualificados en profesiones emergentes. Para ello, el presidente de FREMM, Alfonso Hernández Zapata ha presentado un vídeo protagonizado por empresarias referentes que son CEOS de empresas de referencia a nivel nacional e internacional.

Las participantes en el vídeo son Carlota Monné, miembro de la Comisión Ejecutiva de FREMM y directora ejecutiva en NOVAC, socio tecnológico de las empresas en servicios personalizados de impresión, consultoría documental e ingeniería audiovisual.

Rosario Vicente, CEO en Industrias JOVIR S.L., dedicada a la fabricación de transformados metálicos para usos eléctricos, galvanización en caliente y pintura termolacada.

Eva Cruz, CEO de Cruz CNC, fabricante de maquinaria de alta tecnología y control numérico para el sector de la piedra natural, aglomerada y cerámica, con tecnología propia.

Ana Bernal, CEO de Inoxpaser, servicio de diseño industrial, fabricación, montaje y mantenimiento de instalaciones industriales.

Las CEOS destacan que uno de los factores clave es contar con equipos humanos con talento y cualificación personal. Además, resaltan que la economía digital conlleva la igualdad en el trabajo de forma natural porque se rompe la brecha salarial. “Buscamos personas preparadas, ilusionadas y alineadas con los objetivos de la empresa”, indicaron. Además, la adopción de medidas de conciliación laboral está presente en sus empresas.

En España hay una oferta de 10.000 empleos vacantes dentro de la economía e industria digital. Estas cifras aumentarán en los próximos años, según se indica en el Plan de Digitalización 2025 de la CEOE. Otro dato importante es la alta tasa de inserción laboral del sector que es casi del 100% en la mayoría de casos, señalan las CEOS.

En el vídeo también destacan la importancia de la digitalización empresarial para permanecer en el mercado empresarial. Durante la presentación, destacaron que las mujeres tienen en el sector metal una oportunidad para formarse o reciclarse, y tener una carrera laboral fructífera.

En el video, nuestra directora ejecutiva Carlota Monné señala que “el tejido empresarial es conocedor de que la tecnología y la transformación digital son elementos primordiales para estar a la vanguardia en la competitividad de sus sectores y de mercados”.

El vídeo forma parte de las acciones de sensibilización de FREMM desde su Oficina de Transformación Digital para sensibilizar al tejido empresarial de la Región de Murcia sobre su necesidad de aterrizar en la economía inteligente.

Os dejamos el enlace al video y agradecer a la FREMM su invitación.

El punto de venta se vuelve más atractivo gracias al formato digital

El mercado está en un continuo cambio permanente. La competencia actual es global afectando a cualquier tipo de negocio y a cualquier tipo de empresa independientemente de su tamaño. El punto de venta tradicional está sufriendo una transformación hacia el formato digital y el contenido audiovisual se propone como alternativa para llamar la atención. Actualmente, el consumidor tiene una gran variedad de opciones de elección antes incluso de pisar la calle por lo que hacer atractivo el punto de venta pasa por ser algo indispensable.

Por ello, el contenido audiovisual está siendo una alternativa para todas aquellas tiendas físicas que se han propuesto seguir avanzando para seguir compitiendo en el mundo globalizado. Según promotienda, el 66% de las decisiones de compra se realizan mientras el consumidor se encuentra allí, por lo que generar una experiencia completa durante el proceso de compra es vital. En este mundo digital hay que aprovechar los espacios como apoyo a la estrategia de marketing.

Según datos de IAB (Interactive Advertising Bureau) nos muestra en un reciente estudio que:

• El 97% de los consumidores están interesados en interactuar con pantallas táctiles.
• El 82% de los usuarios creen que mejora la imagen de marca.
• El 78% afirma que le llama más la atención que la publicidad no digital.

Claves estrategia digital en el punto de venta

Aunque comencemos a adaptar el punto de venta a estas nuevas tendencias digitales, no quiere decir que vaya a funcionar. Hay que hacerlo atractivo y para ello los mensajes tienen que seguir una serie de indicaciones:

1. Sencillez: Que se entienda el mensaje, evitando confusiones.
2. Claridad y directos: Que los mensajes sean fáciles de entender y resulten obvios, evitando errores de comunicación e interpretación.
3. Actualizan tu imagen: El mundo digital está en todos lados, los clientes quieren percibir que hay una evolución constante y renovada.
4. Mensajes personalizados: Si conoces tu “buyer persona” puedes crear mensajes personalizados para captar mejor la atención.

Otros casos de digitalización

Este tipo de actividad en el punto de venta no es nuevo de ahora. Diversas empresas llevan años trabajando con este tipo de herramientas, ofreciendo soluciones ante problemas como el tráfico en el punto de venta, acelerando procesos de compra. Las grandes empresas comprendieron hace unos años que el cliente había cambiado y que seguía otra estrategia de compra.

Uno de los sectores donde se puede observar este cambio ha sido en el de la restauración. Las cadenas de comida rápida como McDonald’s y Burger King tienen adaptados sus puntos de venta ya con este formato a través de pantallas táctiles en el punto de venta donde consiguen que los propios clientes hagan el pedido, evitando formaciones de colas que podían hacer que el cliente mostrara malestar

Otro sector beneficiado ha sido el aéreo. Las terminales agilizan muchos procesos debido a esta tecnología, reduciendo tiempos de espera de los clientes y acelerando procesos para que la experiencia sea más beneficiosa. Además de transmitir información más eficaz y con mayor celeridad.

Sabemos que el formato audiovisual está a la orden del día y por eso en NOVAC trabajamos mano a mano con los mejores proveedores para el acondicionamiento del punto de venta ofreciendo productos para mejorar la atracción y fidelización del cliente. 

El formato audiovisual cobra importancia

Ya no es extraño escuchar palabras como tabletas, proyectores, cartelería digital y demás aparatos electrónicos que ayudan en el día a día a las empresas a optimizar su tiempo, mejorar el punto de venta para hacerlo más atractivo para el cliente o conseguir que las reuniones empresariales sean más dinámicas. La transformación digital no es solo cosa de las grandes empresas o multinacionales, es un proceso que ha llegado a las pequeñas y medianas empresas (PYMES) y que ha cambiado el modelo de negocio de estas gracias a aplicaciones como las redes sociales que les permite interactuar con los clientes o proveedores más fácil.

La tecnología ha suplantado muchas de nuestras actividades para hacernos la vida un poco más cómoda, permitiendo gestionar grandes datos de una manera precisa, rápida y eficaz o simplemente acciones como recoger un informe ahora se puede enviar al email y tenerlo en el móvil sin necesidad de dar dos pasos fuera de casa.

Este proceso de transformación digital no solo ha quedado en el ámbito empresarial y personal, sino que ha traspasado fronteras hasta llegar a la docencia. Actualmente se está instaurando un modelo de enseñanza que rompe con lo establecido, todo lo relacionado con el formato audiovisual ha cobrado gran importancia a raíz el uso de tabletas, pizarras digitales o materiales interactivos son una fuente de recursos capaces de motivar a los alumnos para favoreces la atención.

¿Qué es?:

• Pizarra digital interactiva: Una pizarra digital interactiva es un sistema tecnológico, generalmente integrado por un ordenador, un videoproyector y un dispositivo de control de puntero, que permite proyectar en una superficie interactiva contenidos digitales en un formato idóneo para visualización en grupo. Se puede interactuar directamente sobre la superficie de proyección. Su valor añadido frente a las pizarras digitales es que permite interactuar directamente sobre la superficie de proyección mediante un lápiz-puntero (o con los dedos si es una PDI táctil).
• Tablet: es un tipo de computadora portátil, de mayor tamaño que un smartphone o una PDA, integrado en una pantalla táctil (sencilla o multitáctil) con la que se interactúa principalmente con los dedos.

Estos dispositivos presentan una serie de ventajas respecto a la metodología tradicional que se está impartiendo actualmente en las aulas y que en sistema educativos internacionales se ha implantado con éxito.

Ventajas:

• Aumenta la interacción profesor-alumno, esto implica que el alumno no se aísla de la clase, sino que hay una comunicación bidireccional donde el profesor puede adaptarse al alumno para poder aprovechar en un mayor porcentaje la clase.
•  Fuente de información, hay un total acceso a la información por lo que es un constante aprendizaje.
• Favorece la creatividad del alumno.
• Aprendizaje autónomo.
• Reducción del uso del papel, lo que implica un mayor respeto al medioambiente y una acción sostenible.

Implantación:

El uso de los aparatos electrónicos en el aula sigue siendo un quebradero de cabeza. La línea que separa el uso escolar para fomentar la enseñanza se ve difuminada por el continuo uso del móvil por parte de los jóvenes en clase. En España, Aragón es la comunidad española donde se presenta una concentración mayor del uso este tipo de aparatos tecnológicos con unas 12.000 tabletas, pero en Comunidades Autónomas como Murcia, Cantabria, Baleares, Castilla-La Mancha y Galicia ni siquiera suponen el 5% del total de dispositivos electrónicos.

En NOVAC somos expertos en formato audiovisual ofreciendo soluciones digitales personalizadas a las diferentes instituciones escolares para poder fomentar el aprendizaje por parte del alumnado.

Nos encontramos en la era digital y la naturaleza del trabajo está cambiando, como consecuencia, las empresas que no se adapten a los nuevos tiempos están condenadas a extinguirse. La tecnología no solo afecta al día a día sino también a la forma de hacer negocios y de trabajar en las empresas. En las organizaciones serán menos importantes los roles y tendrán mucho más peso las habilidades de los trabajadores. Es el momento de la transformación digital de la pyme.

Antiguamente las empresas solo trabajaban con objetivos por áreas, los cuales no estaban relacionados, hoy en día es imposible esa forma de trabajo. Todos los departamentos de una organización deben trabajar en equipo, conociendo lo que hacen unos y otros, entendiendo el negocio de forma integral para poder agregar valor en sus labores diarias.

A continuación, os exponemos los diez mandamientos para llevar a cabo una buena transformación digital:

1. Colaboración

Solo a través de la colaboración seremos capaces de afrontar una realidad cada vez más compleja.

2. Apertura empresarial

Es necesario abrirse a nuevas perspectivas, a lo que no conocemos, a lo que nos resulta incómodo. Una actitud abierta no es un intercambio de tarjetas de visita, es estar predispuestos a replantearnos nuestras ideas.

3. Disrupción

Ser disruptivo es rebelarse contra lo preestablecido, todo desde un punto de vista constructivo. La disrupción se basa en decir la verdad, sin edulcorar la realidad, esto es algo imprescindible para la transformación digital.

4. Transparencia

Hay que ser transparentes tanto en nuestra forma de ser como en nuestra forma de expresarnos. Esconder información ya no es sinónimo de poder sino de ignorancia.

5. Adaptabilidad

Las empresas actuales tienen éxito cuando se adaptan a los cambios de la industria y el mercado e incorporan la automatización de procesos a la cultura de la organización. La transformación digital de la pyme no se trata solo de tecnología, se trata de reunir el poder de la tecnología con una cultura que abarque el cambio que puede llevar a la empresa.

6. No penalizar los errores

Es importante equivocarse sin penalizar los errores, este el mejor mecanismo para impulsar la innovación. Sin innovación, no es viable el proceso de transformación, por este motivo es necesario el error como mecanismo de evolución.

7. Participación:

Es necesario participar activamente para poner la inteligencia del individuo al servicio de la inteligencia grupal. La actitud de esperar a que las cosas sucedan sin reaccionar es una conducta infructuosa en un contexto de cambio permanente.

8. Originalidad

Lo auténtico y original cobra valor en un contexto que nos obliga a estar en continua reinvención. Crear e imaginar, dando rienda suelta a nuestra imaginación y liberando nuestro yo más auténtico.

9. Conversación

Conversar también significa escuchar, no solo hablar. El mundo es social, los clientes son sociales y también quieren formar parte de tu empresa. No hay que sentirse amenazado, todo lo contrario, es un valor que puedes aprovechar. La escucha social es fuente de información y antídoto contra las crisis. Cada vez son más empresas las que aprovechan este preciado recurso.

10. Actualización

Es necesario aprender de forma constante. Aceptar que lo que creemos saber ha de ser continuamente revisado y renovado.

Para saber si estamos realizando una transformación digital de la pyme correcta basta con fijarnos en la clave que nos dio Carina Szpilka, la cual nos dijo que:

“lo digital es más humano”

Si cuando revisas tus objetivos no estás pensando en tus empleados, tus clientes y la comunicación con ellos y todo se centra en la tecnología, no estás realizando una transformación digital adecuada, tu cambio no es suficientemente humano, por lo que no resultará exitoso.

Lo que los números nos cuentan de la transformación digital

• El 96% de las organizaciones considera que la transformación digital es crítica e importante.

• El 88% de las empresas informan que están experimentando una transformación digital

• El 87% dice que la Transformación digital es una oportunidad competitiva y espera que dicha transformación tenga un impacto positivo en la experiencia de los empleados cuando trabajan en la empresa, así como en la productividad de sus trabajadores.

• El 85% de los responsables de la toma de decisiones de la empresa consideran que cuentan con un plazo aproximado de dos años para realizar avances en su transformación digital antes de ser superados por algunos de sus competidores.

• El 45% de los ejecutivos espera que los medios digitales aumenten sus ingresos.

• Las empresas que ya se han transformado digitalmente afirman que estos son los siguientes beneficios: mayor participación de los clientes en los canales digitales y una actitud más positiva de los trabajadores, 37%, mayor interacción con la web y los dispositivos móviles, 32% y mayores ingresos de clientes,30%.

• El 31% de las empresas dice que está invirtiendo más del 15% de los ingresos en inversiones tecnológicas que abarcan todas las áreas del negocio.

Si dentro de la estrategia de tu organización te planteas la transformación digital, no dejes de contar con Novac. Te ayudaremos a mejorar la eficiencia en cualquier departamento de tu empresa y a mejorar tu relación profesional con tus clientes y proveedores.

La tradición de esta familia heladera se remonta a 1938, cuando los tíos-abuelos de Francisco Hita, gerente de los Valencianísimos, salen de Valencia para establecerse en Cartagena. Es allí donde posteriormente trabajará su padre, el cual, en 1954, decidirá abrir en Cieza la primera “Horchatería Valenciana”, regentada por él hasta 1994.

En este año, Francisco se pondrá al frente, uniendo a esta horchatería otros establecimientos con el nombre de “Helados los Valencianos”, en total cinco, todos ellos en Cieza, con una plantilla aproximada de 30 personas, llegando a 50 en verano.

Francisco Hita, consciente de la necesidad de adaptarse a los nuevos tiempos, ha decidido confiar en Novac para darle un nuevo enfoque a su negocio instalando un panel led de alta definición para exterior.

¿Cómo ayudamos a Los Valencianísimos?

Desde Esteve Hita S.L (Los Valencianísimos), se nos solicitó un dispositivo de gran formato, que permitiese su uso en exterior a plena luz del día. Necesitaban un equipamiento portátil que les permitiese realizar presentaciones en distintas ubicaciones de su empresa.

Desde Novac decidimos que la mejor opción para el negocio de Francisco era instalar un panel LED de alta resolución de exterior de Pitch 3.9mm y de 2.50×1.50mts.

El panel está preparado para su uso en exterior, tanto por protección IP, como por luminosidad. Permitiendo su uso a plena luz del día. Se ha equipado adicionalmente, un sistema de sonorización compuesto por 2 altavoces de alta potencia y micro inalámbrico que sirva para hacer presentaciones multitudinarias en la zona de exposiciones.

El panel es completamente autónomo y puede moverse mediante una estructura especial a medida con ruedas para su fácil reubicación. Lleva un sistema de transmisión de imagen en FullHD que permite la proyección inalámbrica de la señal de un portátil con HDMI.

La instalación audiovisual realizada aporta diversos beneficios:

• Alta calidad de imagen
• Uso bajo condiciones de climatología exterior.
• Luminosidad superior y mejora en la gestión de color.
• Facilidad de visionado al mostrarlo todo en un solo display de gran formato.

En Novac somos especialistas en la realización de múltiples proyectos audiovisuales en empresas y organismos de diversa índole y tamaño, adaptándonos siempre a las necesidades de cada cliente, dotando su negocio de los sistemas más innovadores.

El pasado 12 de mayo entró en vigor la nueva Ley de Control Horario tras ser publicada en el Boletín Oficial del Estado a principios del mes de marzo.

Dicho Decreto-Ley establece diversos requisitos, entre ellos, obliga a las empresas a llevar un registro horario de sus empleados y a conservar dicho registro durante cuatro años, además esta información debe estar disponible para los trabajadores (podrán acceder únicamente al suyo propio), los sindicatos y la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.

Los empleados tienen que estar al corriente de la distribución y duración de la jornada laboral y los sindicatos deben conocer el número de horas extras realizadas por los trabajadores de forma mensual.

¿Qué información debe contener el registro horario?

El registro obligatorio de jornada de trabajo debe registrar la hora de entrada y de salida de cada uno de los empleados. Además, el registro debe ser fehaciente, es decir, debe corresponder con las horas de trabajo reales realizadas por el trabajador.

¿Cuándo entra en vigor dicha Ley?

Tal como hemos mencionado al inicio, la nueva Ley de Control Horario entró en vigor el 12 de mayo, no obstante, el Ministerio de trabajo ha concedido un margen a las empresas que no dispongan de método de control horario para que lo implanten y así cumplir con la Ley y evitar la sanción por parte de la Inspección de Trabajo.

La multa por no disponer de un registro de la jornada de los empleados oscila entre los 626 y los 6.250 euros. En caso de reincidencia acreditada, dicho importe se vería incrementado.

Ventajas de la nueva Ley de Control Horario

Aunque sea difícil de creer, la implantación de la nueva ley resulta muy ventajosa. Gracias al nuevo sistema de registro horario los responsables del área de recursos humanos y gerencia van a poder saber cuánto trabajan realmente sus empleados y conocer su índice de absentismo. El hecho de que las compañías puedan disponer de las jornadas laborales de todos sus empleados (horas que trabajan, si llegan antes, si llegan tarde, si salen antes de tiempo, etc) les va a ser muy útil para hacer políticas vinculadas a la productividad y la retención de talento.

Implantar un método de control horario de forma sencilla

Existen diversas soluciones para gestionar el control horario, la presencia y las ausencias incluyendo los períodos vacacionales. Estas pueden integrarse con un sistema de huella dactilar, por tarjeta o a través de una app en el móvil, adaptándose a las necesidades de cada empresa y de sus empleados.

Alguna de estas herramientas te permite incluso generar informes que muestren la totalidad de las horas trabajadas con el cálculo automatizado de la jornada efectiva de trabajo y teniendo en cuenta el cómputo de los descansos autorizado, garantizándote el acceso a los informes de manera inmediata y por lo tanto garantizando también el cumplimiento de la nueva Ley.

En Novac contamos con soluciones de control horario a tu medida para que puedas cumplir la ley de forma segura, sencilla y sin preocupaciones.

La transformación digital conlleva un cambio en los procesos de tu compañía, esto implica la aplicación de nuevas prácticas y tecnologías para lograr que tu empresa destaque sobre las de tus competidores y consiga una efectiva automatización de procesos.

Para iniciar el proceso de transformación digital de la pyme es importante seguir una serie de pasos.

El primero de ellos pasa por comprender qué va a suponer la transformación digital para tu compañía y qué resultados deseas lograr.

En segundo lugar, es primordial evaluar en qué estado de digitalización se encuentra tu empresa actualmente para conocer de dónde partimos en nuestro proceso de transformación. Llegados a este punto podría ser interesante realizar una consultoría de ámbito digital tanto interna como externa.

El tercer y último paso sería elaborar un plan de actuación, es decir, planificar cada fase del proceso. Si tienes dudas de cómo hacerlo o crees que necesitas ayuda para ello, puedes contar con un asesor digital que colabore contigo.

Niveles de madurez en la transformación digital

En primer lugar, encontraríamos a las empresas que se resisten al cambio digital, son aquellas compañías que ven la transformación digital más como un gasto que como una evolución.

En segundo lugar, estarían aquellas oficinas que están explorando las nuevas tecnologías basándose principalmente en las empleadas por las empresas líderes de mercado.

En tercer lugar, tendríamos a las compañías que buscan nuevas tecnologías.

En cuarto lugar, estarían las empresas que han conseguido una alineación entre su departamento de IT y su negocio.

En quinto y último lugar, contaríamos con aquellas oficinas expertas en transformación digital, aquellas que gestionan y promueven iniciativas innovadoras y que han convertido la transformación digital en su mejor aliado para destacar frente a empresas de la competencia.

Recomendaciones para llevar a cabo con éxito la transformación digital de tu empresa

Para llevar a cabo un proceso de transformación digital con éxito y convertir tu espacio de trabajo en una oficina digital, es necesario hacer lo siguiente:

• Instruir acerca de los objetivos y beneficios de la transformación digital a toda la empresa.
• Motivar el uso de herramientas digitales.
• Promover una mentalidad digital.
• Impulsar la estandarización de procesos.

Además de estas breves recomendaciones, hay que implantar la cultura digital dentro de nuestra organización, que todos los integrantes de la compañía se comprometan con ello.

El asesor tecnológico, parte imprescindible en el proceso de transformación digital

El avance tecnológico actual es constante y puede resultar complicado para una empresa seguirlo, ya que implica una inversión tanto a nivel de recursos como de tiempo difícil de afrontar, principalmente para las pequeñas y medianas empresas. Por este motivo cada vez es más frecuente que las organizaciones externalicen su gestión tecnológica.

Es importante elegir un buen asesor tecnológico que nos ayude a incrementar la productividad, fomente la innovación y mejore el aprovechamiento de nuestros recursos.

En Novac, con amplia experiencia como socios tecnológicos, podemos ayudarte a lograr una ventaja competitiva y conseguir una transformación digital de éxito.

Hoy en día el futuro de las empresas está vinculado a la transformación digital, este hecho nos genera la necesidad de automatizar los procesos y digitalizar la documentación.

Por este motivo, Ricoh, a través de su Ricoh Smart Integration, plataforma que permite desarrollar y usar aplicaciones instaladas en la nube directamente desde nuestro equipo multifunción, te ayuda a agilizar tus procesos de forma sencilla y segura para que te sea más fácil transformar tu compañía en una oficina digital.

Ricoh Smart Integration, entre otras muchas funciones, digitaliza, gestiona y almacena tu documentación. Además, puedes escanear tus documentos y guardarlos en formato editable. Esta plataforma te permite imprimir directamente desde tu multifunción la documentación almacenada en la nube.

A continuación, te mostramos alguna de sus múltiples aplicaciones:

Ricoh integra en varios de sus dispositivos de la nueva serie IM C la plataforma Ricoh Smart Integration, la cual permite a las oficinas digitales adaptar sus diversas funciones en base a sus necesidades. Estas multifuncionales también disponen de disco duro encriptado y garantizan la sobreescritura del mismo, asegurando que nadie que no cuente con permisos tendrá acceso a la información que haya pasado por el dispositivo.

La importancia de la automatización de procesos para las pymes

La automatización de tus procesos puede reportarte numerosas ventajas. Nos puede aportar una ventaja competitiva ya que una empresa que automatiza sus procesos tiene mucho más fácil adaptarse al mercado y a sus exigencias, agiliza nuestras tareas reduciendo los tiempos de gestión, disminuye el número de posibles errores lo que te asegura resultados mucho más precisos produciéndose un incremento en nuestra eficiencia y productividad y favorece la toma de decisiones dentro de la empresa al proporcionarnos una mayor visibilidad de nuestros procesos.

Pero a la hora de automatizar nuestros procesos no todo vale, es esencial hacerlo garantizando la seguridad de la información de nuestra empresa. Desde Novac somos conscientes de lo importante que es para una compañía su documentación y la seguridad de la misma, por ello, ofrecemos soluciones que no solo te ayudan a trabajar de forma rápida sino de manera más inteligente, más productiva y más segura para que solo tengas que preocuparte de hacer crecer tu negocio.