Si hablamos de gestión documental existen
diversos softwares de empresas que lo hacen, pero si queremos tener la mejor
gestión documental, eso te lo proporcionan pocas empresas.
Recientemente, hemos hablado de lo que es la gestión documental y sus ventajas, lo que significa para una
empresa y el ahorro que puede dar a las empresas en diferentes departamentos. Desde
NOVAC os presentamos hoy a SOLPHEO.
¿Qué es SOLPHEO?
SOLPHEO es una plataforma de gestión de
contenido empresarial que incluye la capacidad de almacenar, compartir,
colaborar, gestionar toda la información, las tareas y procesos de tu empresa.
Optimiza tu forma de trabajar, trabaja con quien y donde quieras de manera
segura.
¿EN QUE TE PUEDE AYUDAR SOLPHEO?
SOLPHEO puede ayudarte a gestionar diferentes
aspectos de una manera más eficiente. Automatizar todos los procesos
documentales en los departamentos se convierte en un cambio radical en la forma
de hacer las cosas., es transformar el espacio de trabajo a una versión más
inteligente.
CALIDAD
Una gestión de procesos de calidad realizada
con éxito es aquella que elimina información confusa, duplicada, desactualizada
o irrelevante, que es fácil de localizar, consultar y aprobar y que cuenta con
mecanismo de protección. Que cumple con objetivos puntuales y útiles para la
toma de decisiones del negocio. SOLPHEO permite la gestión óptima de los
procesos de calidad de diferentes áreas.
La digitalización permite que en los procesos de calidad de las
organizaciones se logre:
- Ejecutar las políticas y restricciones
asegurando los estándares de calidad necesarios para acometer los objetivos
marcados por la propia empresa.
- Gestionar un proceso de calidad ágilmente,
adaptándolo a las modificaciones necesarias para generar eficiencias.
Expedientes
La información del negocio, desde datos
básicos y fáciles de obtener hasta datos sensibles que constituyen ventajas
competitivas de la empresa deben mantenerse en orden y a resguardo para
permitir a los colaboradores utilizarlos de manera oportuna y maximizar su
explotación.
La digitalización permite que un expediente de cualquier departamento sea:
- Fácil de
ingresar, localizar, consultar y modificar.
- Una
extensión de las policías y restricciones salvaguarden el bienestar, legal y
competitivo de la organización en el entorno en el que se desempeña.
Notas de gasto
Existen distintos puestos y actividades cuya realización
recae 100% en los apoyos de la empresa. Conceptos como dieta, traslado, hoteles
y alquileres de equipo son comunes. Es necesario contar con políticas que
impidan un mal uso de este servicio interno y que velen por la salid fiscal y
financiera de la empresa.
La digitalización permite que en los procesos
de gestión de notas de gasto:
- Ejecutar
las políticas y restricciones salvaguardando el bienestar económico, fiscal,
legal y competitivo de la organización en el entorno en el que se desempeña.
- Gestionar
un proceso ágilmente, que permite generar eficiencias en la empresa.
Proveedores
La gestión de proveedores, en caso de que
carezca de protocolos y planes de acción, pone en riesgo la relación con el
cliente y puede resultar en grandes pérdidas. Adicionalmente, en el día a día
se genera información en la empresa que puede ser sensible y hay que dotarla de
seguridad. La cadena de suministro es el eje de cualquier negocio. La relación
con proveedores añade valor al cliente final, permite mejores negociaciones y
consiguen que se persiga un objetivo común.
La digitalización permite que la gestión de
proveedores sea:
- Una
extensión de las políticas y restricciones que salvaguardan el bienestar
económico y legal.
- Ágil, en
el momento de ingresar, consultar, modificar y actualizar información de:
pagos, contratos, estados de cuenta, órdenes de compra, negociaciones, etc.
Recursos Humanos
Durante el proceso de reclutamiento y
selección se manejan datos que deben ser cuidados y que necesitan una gestión
optima lo cual, de no ser así, pueden causar problemas en la organización. Por
lo que una de las actividades clave para el cumplimiento de los objetivos del
departamento de RRHH es la correcta gestión de los expedientes.
Para el departamento de RRHH es importante
eliminar la intervención humana y reducir la posibilidad de errores. Estas
tareas, se automatizan desde la plataforma y ello asegura el cumplimiento de
las exigencias de las nuevas normativas internacionales.
La digitalización le permite a un departamento
de RRHH entre otras cosas:
- Ingresar,
localizar, consultar y actualizar información del colaborador con el nivel de
restricción alineado con las necesidades y políticas de la empresa.
- Establecer
flujos de trabajo para actividades cruciales para el empleado en el desarrollo,
desempeño y satisfacción del empleado.
- Proteger
los intereses de la compañía y de los colaboradores.
En
NOVAC trabamos con la tecnología más innovadora del sector, para que
nuestros clientes optimizan al máximo sus recursos, por ello contamos con el programa
de gestión documental SOLPHEO.
