Consultoría documental

Incrementa tu productividad con una óptima gestión de documentos

La información es uno de los activos más importantes de las empresas y es vital para su productividad. En los documentos reside la información, por tanto, la productividad de una organización depende en gran medida de la adecuada gestión de documentos.

Una gestión ineficiente de la información provoca pérdidas de productividad organizativa y de procesos. Hoy en día, dedicamos el 40% del tiempo de una jornada de trabajo a procesar información, y más de la mitad de ese tiempo se emplea en buscar y recrear información existente. Por lo que existe una gran oportunidad para incrementar la productividad.

¿Qué, cuánto, cómo, dónde imprimes? ¿Sabrías el coste que tiene cada impresión/copia?

¿Crees que tienes un parque de equipos dimensionado y homogéneo?

¿Es necesario imprimir? ¿No estás cansado de tanto papel?

¿Crees que podrías mejorar la forma de comunicarte con tus clientes, proveedores e incluso empleados?

¿Cómo te podemos ayudar?

Nuestros servicios de consultoría se caracterizan por ofrecer soluciones a medida para optimizar los procesos documentales, con el fin de simplificar el trabajo de los usuarios mejorando la capacidad para acceder y distribuir eficazmente la información.

Nuestra consultoría documental se diseña en torno a tu empresa, pensando tanto en tus objetivos como en el funcionamiento de tu negocio, para ayudarte a hacer un uso más eficaz de la información con el objetivo final de mejorar la productividad, disminuir los costes, incrementar la seguridad y reducir el impacto medioambiental.

  • Productividad

    Automatización de procesos manuales y optimización de los flujos documentales.

  • Ahorro

    Reducción de costes con recursos tecnológicos dimensionados según tus necesidades.

  • Seguridad

    Mayor protección para todos los documentos, protegiendo así el acceso a la información.

  • Sostenibilidad

    Menor impacto medioambiental en la actividad diaria de las oficinas de tu negocio.

¿Cómo lo hacemos?

Asesoramiento profesional

Asesoramiento mediante consultores tecnológicos con certificaciones PMI® basado en:

  • Análisis funcional: inventario de dispositivos, planimetría, volúmenes, funcionalidades y niveles de satisfacción de los usuarios.
  • Análisis de flujo documental: procesos intensivos de documentos y procesos documentales actuales de tu organización incluidas las rutas, la impresión, la digitalización, el copiado y el envío.
  • Análisis de seguridad: auditoría de los niveles de seguridad en la gestión de documentos.
  • Análisis medioambiental: impacto medioambiental del modelo de gestión de documentos (emisiones CO2, consumo eléctrico, papel...)
  • Análisis económico: cálculo del Coste Total de Propiedad (TCO), teniendo en cuenta tanto costes directos como indirectos.

Soluciones tecnológicas innovadoras

Soluciones al servicio de la funcionalidad con el fin de simplificar el trabajo de los usuarios. Soluciones llave en mano, desde la estrategia y conceptualización, hasta el desarrollo final de la solución. Siempre adaptándonos a las necesidades reales de nuestros clientes.

  • Equipos de impresión: equipos que cubren todas las funciones que necesita tu oficina, ideales tanto para producción de tiradas cortas como largas y uso intensivo de gráficos para departamentos de marketing.
  • Soluciones de gestión de dispositivos: software para administrar, supervisar y diagnosticar tus dispositivos de impresión de forma remota, optimizando el uso de los mismos y mejorando la gestión de consumibles.
  • Soluciones de gestión documental: software para mejorar los procesos documentales, reducir costes, mejorar la seguridad documental y mejorar la productividad de tu organización.

Servicios de gestión

Servicios para incrementar la productividad de los procesos en base a la optimización de los flujos documentales.

  • Gestión del flujo de tareas entre departamentos, trabajadores y colaboradores para garantizar una correcta ejecución de los procesos.
  • Gestión externalizada de procesos intensivos en documentos.
  • Gestión de proyectos, según las mejores prácticas a nivel mundial para monotorizar, administrar y medir cada compromiso.
  • Gestión del cambio organizativo, etapa que acelera la transición de la situación actual al estado deseado y hace que las ganancias en productivad sean parte de la cultura empresarial.
  • Gestión de servicios por profesionales con certificación ITIL® que garantizan que los cambios estén gobernados y optimizados de forma efectiva en el nuevo escenario.

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