Si hablamos de gestión documental existen diversos softwares de empresas que lo hacen, pero si queremos tener la mejor gestión documental, eso te lo proporcionan pocas empresas.

Recientemente, hemos hablado de lo que es la gestión documental y sus ventajas, lo que significa para una empresa y el ahorro que puede dar a las empresas en diferentes departamentos. Desde NOVAC os presentamos hoy a SOLPHEO.

¿Qué es SOLPHEO?

SOLPHEO es una plataforma de gestión de contenido empresarial que incluye la capacidad de almacenar, compartir, colaborar, gestionar toda la información, las tareas y procesos de tu empresa. Optimiza tu forma de trabajar, trabaja con quien y donde quieras de manera segura.

¿EN QUE TE PUEDE AYUDAR SOLPHEO?

SOLPHEO puede ayudarte a gestionar diferentes aspectos de una manera más eficiente. Automatizar todos los procesos documentales en los departamentos se convierte en un cambio radical en la forma de hacer las cosas., es transformar el espacio de trabajo a una versión más inteligente.

CALIDAD

Una gestión de procesos de calidad realizada con éxito es aquella que elimina información confusa, duplicada, desactualizada o irrelevante, que es fácil de localizar, consultar y aprobar y que cuenta con mecanismo de protección. Que cumple con objetivos puntuales y útiles para la toma de decisiones del negocio. SOLPHEO permite la gestión óptima de los procesos de calidad de diferentes áreas.

La digitalización permite que en los procesos de calidad de las organizaciones se logre:

• Ejecutar las políticas y restricciones asegurando los estándares de calidad necesarios para acometer los objetivos marcados por la propia empresa.
• Gestionar un proceso de calidad ágilmente, adaptándolo a las modificaciones necesarias para generar eficiencias.

Expedientes

La información del negocio, desde datos básicos y fáciles de obtener hasta datos sensibles que constituyen ventajas competitivas de la empresa deben mantenerse en orden y a resguardo para permitir a los colaboradores utilizarlos de manera oportuna y maximizar su explotación.

La digitalización permite que un expediente de cualquier departamento sea:

• Fácil de ingresar, localizar, consultar y modificar.
• Una extensión de las policías y restricciones salvaguarden el bienestar, legal y competitivo de la organización en el entorno en el que se desempeña.

Notas de gasto

Existen distintos puestos y actividades cuya realización recae 100% en los apoyos de la empresa. Conceptos como dieta, traslado, hoteles y alquileres de equipo son comunes. Es necesario contar con políticas que impidan un mal uso de este servicio interno y que velen por la salid fiscal y financiera de la empresa.

La digitalización permite que en los procesos de gestión de notas de gasto:

• Ejecutar las políticas y restricciones salvaguardando el bienestar económico, fiscal, legal y competitivo de la organización en el entorno en el que se desempeña.
• Gestionar un proceso ágilmente, que permite generar eficiencias en la empresa.

Proveedores

La gestión de proveedores, en caso de que carezca de protocolos y planes de acción, pone en riesgo la relación con el cliente y puede resultar en grandes pérdidas. Adicionalmente, en el día a día se genera información en la empresa que puede ser sensible y hay que dotarla de seguridad. La cadena de suministro es el eje de cualquier negocio. La relación con proveedores añade valor al cliente final, permite mejores negociaciones y consiguen que se persiga un objetivo común.

La digitalización permite que la gestión de proveedores sea:

• Una extensión de las políticas y restricciones que salvaguardan el bienestar económico y legal.
• Ágil, en el momento de ingresar, consultar, modificar y actualizar información de: pagos, contratos, estados de cuenta, órdenes de compra, negociaciones, etc.

Recursos Humanos

Durante el proceso de reclutamiento y selección se manejan datos que deben ser cuidados y que necesitan una gestión optima lo cual, de no ser así, pueden causar problemas en la organización. Por lo que una de las actividades clave para el cumplimiento de los objetivos del departamento de RRHH es la correcta gestión de los expedientes.

Para el departamento de RRHH es importante eliminar la intervención humana y reducir la posibilidad de errores. Estas tareas, se automatizan desde la plataforma y ello asegura el cumplimiento de las exigencias de las nuevas normativas internacionales.

La digitalización le permite a un departamento de RRHH entre otras cosas:

• Ingresar, localizar, consultar y actualizar información del colaborador con el nivel de restricción alineado con las necesidades y políticas de la empresa.
• Establecer flujos de trabajo para actividades cruciales para el empleado en el desarrollo, desempeño y satisfacción del empleado.
• Proteger los intereses de la compañía y de los colaboradores.

En NOVAC trabamos con la tecnología más innovadora del sector, para que nuestros clientes optimizan al máximo sus recursos, por ello contamos con el programa de gestión documental SOLPHEO.

“Imprímelo y ponlo junto a los otros” “Archiva este documento” “Ponlo junto a los demás papeles” “En esa carpeta no va ese informe” todas estas expresiones han sido y son comunes en la mayoría de empresas. La cantidad de información que generan las empresas aumenta cada día. La gestión documental se vuelve algo indispensable en la actualidad.

Existen una gran variedad de sistemas de gestión documental. Estos sistemas pueden ir desde lo más simple, como registrar la entrada y salida de un documento hasta controlar el ciclo de vida de un documento como sus documentos relacionados atravesando varios departamentos y automatizando el proceso de tal manera que genera un ahorro para la empresa en diversos aspectos.

¿Qué es la gestión documental?

Un sistema de gestión documental se encarga de almacenar, administrar y controlar los documentos de una organización, para que sean accesibles y encontramos fácilmente por los miembros de la organización. Se puede utilizar dicho sistema en diferentes departamentos dentro de la empresa como puede ser en administración, recursos humanos, contabilidad, ventas y legal.

¿Qué ventajas presenta la gestión documental?

Son muchas las ventajas que este tipo de soluciones presentan. Vamos a enumerar algunas de ellas:

1. Ahorro en costes de impresión al estar todo digitalizado.
2. Fácil acceso a la información por parte del personal.
3. Restringir el acceso para que los documentos sean leídos por las personas correctas.
4. Aumento de la productividad, ahorrando tiempo al personal en la búsqueda de archivos.
5. Liberación de espacio físico dentro de la oficina.
6. Reducción de riesgo de perder, duplicar o deteriorar un documento importante.

La gestión documental contribuye al crecimiento de una empresa, dándole un buen manejo a la información, así como a las bases de su estructura organizacional. Supone una inversión más que un gasto, ya que pasado algo de tiempo se nota en las ventajas y beneficios que supone la gestión de documentos para la empresa, lo que hace que sea una acción necesaria en todas las empresas.

En NOVAC, somos experto en gestión documental y consideramos que es un pilar fundamental de cualquier empresa tener sus documentos ordenador, accesibles y seguros por ello, NOVAC trabaja con los mejores proveedores para ayudarte a ahorrar tiempo, dinero y espacio físico.

La semana pasada en la Convención de Partners FY19 de KYOCERA Documents Solutions fuimos reconocidos por nuestro continuo crecimiento hasta ocupar el 3er puesto en el ranking de ventas de soluciones documentales de KYOCERA.

En la convención se nos mostró la hoja de ruta del desarrollo del Solpheo Suite, solución de gestión del contenido empresarial que automatiza y optimiza los procesos de gestión. Y nos explicaron sus últimas novedades como Solpheo Modeler, un nuevo proceso para modelar procesos, organizarlos y tenerlos ordenados a nuestro gusto, Solpheo KCM para automatización de procesos de digitalización sencillos, y la opción de firma biométrica para dar la validez legal de firma a documentos de manera sencilla en formato digital.

Por último, nos contaron casos de éxito sobre cómo se ha ayudado digitalmente a muchas empresas a automatizar el backoffice, gestionar reclamaciones, expedientes comerciales, órdenes de trabajo, cuadros de mando o altas de cliente.

Los profesionales en las empresas gastan más del 35% de su jornada laboral buscando los documentos impresos que necesitan para trabajar. Además, con frecuencia las empresas realizan compras sin orden, atendiendo a necesidades puntuales sin tener una visión global. Esto les lleva a acumular equipos de impresión obsoletos y generalmente de diferentes marcas, lo que conlleva elevados costes de mantenimiento.

Con la implementación de una herramienta de gestión documental verás incrementada la productividad y reducirás costes. La automatización de los documentos  supone entre el 65 % y 80 % de ahorro en una organización. 

En NOVAC te ofrecemos nuestro servicio en consultoría documental. A partir del conocimiento íntegro de tu negocio, conseguimos los siguientes objetivos:

• Homogeneidad en todos tus equipos de impresión.
• Administración remota centralizada de toda la red de impresión.
• Mejora de la eficiencia y productividad: equipos con la máxima funcionalidad tecnológica.
• Reducción de costes de impresión.
• Seguridad: mayor protección para todos los documentos, protegiendo así el acceso a la información. ƒ
• Sostenibilidad: menor impacto medioambiental de la actividad de la oficina.

¿Cómo te ayudamos?

• Asesoramiento profesional: mediante consultores tecnológicos con certificaciones PRINCE2^®y PMP^®basado en: análisis funcional, de flujo documental, de Seguridad, Medioambiental y económico.
• Soluciones tecnológicas innovadoras: equipos de impresión, soluciones de gestión de dispositivos, de gestión documental y agilizar la toma de decisiones.
• Servicios de gestión: de servicios, del cambio organizativo y del flujo de tareas.

Conoce todo lo que hacemos por las empresas en http://novac.es/casos-de-exito/1/banco-mare-nostrum/

Novac te ofrece es un software de salud (NOVAC Salud) que hemos desarrollado para cubrir las necesidades tanto de pequeñas consultas médicas como en centros médicos polivalentes. Ayuda a gestionar pacientes, tratamientos y citas. Cuenta con un diseño, fácil e intuitivo y con un robusto motor de base de datos, que hacen de la aplicación tu aliado perfecto para el trabajo del día a día. Se trata de un software de salud personalizable que se adapta a las necesidades concretas de cada clínica.

Nuestro software de salud dispone de módulos básicos como: gestión de la agenda, gestión de pacientes, gestión de tratamientos, emisión de facturas, CRM, historial clínico, alertas, documentación personalizable. Y  cuenta con otros módulos adicionales como: firma biométrica, sala de espera, registro de entrada y salida automática de pacientes.

¡Te ofrecemos el modo más sencillo de gestionar y controlar todo lo que ocurre en tu clínica!

Descubre todos los beneficios de nuestro software de salud