Si hablamos de gestión documental existen diversos softwares de empresas que lo hacen, pero si queremos tener la mejor gestión documental, eso te lo proporcionan pocas empresas.

Recientemente, hemos hablado de lo que es la gestión documental y sus ventajas, lo que significa para una empresa y el ahorro que puede dar a las empresas en diferentes departamentos. Desde NOVAC os presentamos hoy a SOLPHEO.

¿Qué es SOLPHEO?

SOLPHEO es una plataforma de gestión de contenido empresarial que incluye la capacidad de almacenar, compartir, colaborar, gestionar toda la información, las tareas y procesos de tu empresa. Optimiza tu forma de trabajar, trabaja con quien y donde quieras de manera segura.

¿EN QUE TE PUEDE AYUDAR SOLPHEO?

SOLPHEO puede ayudarte a gestionar diferentes aspectos de una manera más eficiente. Automatizar todos los procesos documentales en los departamentos se convierte en un cambio radical en la forma de hacer las cosas., es transformar el espacio de trabajo a una versión más inteligente.

CALIDAD

Una gestión de procesos de calidad realizada con éxito es aquella que elimina información confusa, duplicada, desactualizada o irrelevante, que es fácil de localizar, consultar y aprobar y que cuenta con mecanismo de protección. Que cumple con objetivos puntuales y útiles para la toma de decisiones del negocio. SOLPHEO permite la gestión óptima de los procesos de calidad de diferentes áreas.

La digitalización permite que en los procesos de calidad de las organizaciones se logre:

• Ejecutar las políticas y restricciones asegurando los estándares de calidad necesarios para acometer los objetivos marcados por la propia empresa.
• Gestionar un proceso de calidad ágilmente, adaptándolo a las modificaciones necesarias para generar eficiencias.

Expedientes

La información del negocio, desde datos básicos y fáciles de obtener hasta datos sensibles que constituyen ventajas competitivas de la empresa deben mantenerse en orden y a resguardo para permitir a los colaboradores utilizarlos de manera oportuna y maximizar su explotación.

La digitalización permite que un expediente de cualquier departamento sea:

• Fácil de ingresar, localizar, consultar y modificar.
• Una extensión de las policías y restricciones salvaguarden el bienestar, legal y competitivo de la organización en el entorno en el que se desempeña.

Notas de gasto

Existen distintos puestos y actividades cuya realización recae 100% en los apoyos de la empresa. Conceptos como dieta, traslado, hoteles y alquileres de equipo son comunes. Es necesario contar con políticas que impidan un mal uso de este servicio interno y que velen por la salid fiscal y financiera de la empresa.

La digitalización permite que en los procesos de gestión de notas de gasto:

• Ejecutar las políticas y restricciones salvaguardando el bienestar económico, fiscal, legal y competitivo de la organización en el entorno en el que se desempeña.
• Gestionar un proceso ágilmente, que permite generar eficiencias en la empresa.

Proveedores

La gestión de proveedores, en caso de que carezca de protocolos y planes de acción, pone en riesgo la relación con el cliente y puede resultar en grandes pérdidas. Adicionalmente, en el día a día se genera información en la empresa que puede ser sensible y hay que dotarla de seguridad. La cadena de suministro es el eje de cualquier negocio. La relación con proveedores añade valor al cliente final, permite mejores negociaciones y consiguen que se persiga un objetivo común.

La digitalización permite que la gestión de proveedores sea:

• Una extensión de las políticas y restricciones que salvaguardan el bienestar económico y legal.
• Ágil, en el momento de ingresar, consultar, modificar y actualizar información de: pagos, contratos, estados de cuenta, órdenes de compra, negociaciones, etc.

Recursos Humanos

Durante el proceso de reclutamiento y selección se manejan datos que deben ser cuidados y que necesitan una gestión optima lo cual, de no ser así, pueden causar problemas en la organización. Por lo que una de las actividades clave para el cumplimiento de los objetivos del departamento de RRHH es la correcta gestión de los expedientes.

Para el departamento de RRHH es importante eliminar la intervención humana y reducir la posibilidad de errores. Estas tareas, se automatizan desde la plataforma y ello asegura el cumplimiento de las exigencias de las nuevas normativas internacionales.

La digitalización le permite a un departamento de RRHH entre otras cosas:

• Ingresar, localizar, consultar y actualizar información del colaborador con el nivel de restricción alineado con las necesidades y políticas de la empresa.
• Establecer flujos de trabajo para actividades cruciales para el empleado en el desarrollo, desempeño y satisfacción del empleado.
• Proteger los intereses de la compañía y de los colaboradores.

En NOVAC trabamos con la tecnología más innovadora del sector, para que nuestros clientes optimizan al máximo sus recursos, por ello contamos con el programa de gestión documental SOLPHEO.