Gestión documental: Optimiza tu negocio
“Imprímelo y ponlo junto a los otros” “Archiva este documento” “Ponlo junto a los demás papeles” “En esa carpeta no va ese informe” todas estas expresiones han sido y son comunes en la mayoría de empresas. La cantidad de información que generan las empresas aumenta cada día. La gestión documental se vuelve algo indispensable en la actualidad.
Existen una gran variedad de sistemas de gestión documental. Estos sistemas pueden ir desde lo más simple, como registrar la entrada y salida de un documento hasta controlar el ciclo de vida de un documento como sus documentos relacionados atravesando varios departamentos y automatizando el proceso de tal manera que genera un ahorro para la empresa en diversos aspectos.
¿Qué es la gestión documental?
Un sistema de gestión documental se encarga de almacenar, administrar y controlar los documentos de una organización, para que sean accesibles y encontramos fácilmente por los miembros de la organización. Se puede utilizar dicho sistema en diferentes departamentos dentro de la empresa como puede ser en administración, recursos humanos, contabilidad, ventas y legal.
¿Qué ventajas presenta la gestión documental?
Son muchas las ventajas que este tipo de soluciones presentan. Vamos a enumerar algunas de ellas:
- Ahorro en costes de impresión al estar todo digitalizado.
- Fácil acceso a la información por parte del personal.
- Restringir el acceso para que los documentos sean leídos por las personas correctas.
- Aumento de la productividad, ahorrando tiempo al personal en la búsqueda de archivos.
- Liberación de espacio físico dentro de la oficina.
- Reducción de riesgo de perder, duplicar o deteriorar un documento importante.
La gestión documental contribuye al crecimiento de una empresa, dándole un buen manejo a la información, así como a las bases de su estructura organizacional. Supone una inversión más que un gasto, ya que pasado algo de tiempo se nota en las ventajas y beneficios que supone la gestión de documentos para la empresa, lo que hace que sea una acción necesaria en todas las empresas.
En NOVAC, somos experto en gestión documental y consideramos que es un pilar fundamental de cualquier empresa tener sus documentos ordenador, accesibles y seguros por ello, NOVAC trabaja con los mejores proveedores para ayudarte a ahorrar tiempo, dinero y espacio físico.
