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GESTIÓN DOCUMENTAL

Soluciones que resuelven los problemas derivados de la gran cantidad de documentos que manejas.

Cualquier organización tiene cada vez más facturas, emails, informes, cartas, imágenes, etc. Archivar todos estos documentos se ha convertido en un problema. Encontrarlos después puede volverse una pesadilla. Por lo tanto, acceder a la información que necesitas en su preciso momento es una tarea compleja. Y encima, todo este feo y engorroso proceso cuesta mucho dinero. Entonces, ¿qué hacer con tantos documentos?

Un gestor documental soluciona estas y otras dificultades, permitiendo mejorar los procesos documentales, reducir costes, mejorar la seguridad documental, ayudar en la innovación y mejorar la productividad de la organización. Nuestras soluciones de gestión documental cumplen con los requerimientos más exigentes en cualquier ámbito, proporcionando un entorno sencillo para el usuario, y eficaz para la gestión.

Situación actual

  • EL 15% DE LOS DOCUMENTOS EN PAPEL ESTÁN MAL ARCHIVADOS O PERDIDOS.
  • UN 55% USA CARPETAS COMPARTIDAS PARA LA DOCUMENTACIÓN.
  • EL 50% GASTA SU TIEMPO EN BUSCAR INFORMACION EN LOS DOCUMENTOS.
  • AL 40% LE GUSTARÍA SIMPLIFICAR EL PROCESO DE FIRMA DE CONTRATOS Y OTROS DOCUMENTOS.
  • UN 48% OPINA QUE NO ES FÁCIL DECIDIR DÓNDE ALMACENAR LOS DOCUMENTOS.
  • UN 31% CREE QUE SUS ECM SON MUY COMPLICADOS.

Fuente: Gartner

Tus beneficios

  • Procesos eficientes

    Encuentra todos los documentos de la empresa de forma fácil y automatiza los flujos de trabajo con documentos, disminuyendo el tiempo invertido e incrementando la productividad.

  • Ahorro de costes

    Reducción en los medios materiales (papel, espacio de almacenamiento...) y ganancia de eficiencia derivada del hecho de que tus empleados utilicen su tiempo en otras tareas.

  • Seguridad

    Mayores niveles de seguridad, desde el acceso de usuarios a la documentación hasta la propia seguridad en el documento, garantizando el cumplimiento normativo.

  • Disponibilidad

    Acceso instantáneo a toda la documentación de la empresa de forma organizada.

Departamentos


  • Administración
    Archiva y clasifica de forma segura y dinámica tus pedidos, ofertas, albaranes, facturas, etc. para su posterior localización de forma digital. Y elimina el papel generado por las facturas de proveedor.

  • Técnico
    Gestiona los partes de incidencias adjuntando documentación complementaria y almacena manuales, certificados y el resto de documentación técnica para su rápida localización.

  • RRHH
    Organiza en expedientes toda la documentación de los empleados (nóminas, contratos, partes, etc.). Incluso los trabajadores podrán acceder a dicha documentación vía web.

  • Ventas
    Digitaliza la documentación del proceso de ventas, evitando la impresión de varias copias de los documentos o la pérdida de los mismos, aumentando así tu productividad y eficiencia.

  • Calidad
    Organiza y gestiona, de forma versionada, procedimientos, instrucciones y normativas de tu empresa.

  • Jurídico
    Gestiona de forma fácil y ágil toda la documentación asociada a tus expedientes, permitiéndote buscar por el contenido de los documentos.

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