El Grupo Culmarex lleva más de 20 años dedicados a la crianza y comercialización de la dorada y la lubina. En los últimos años ha protagonizado un proceso de expansión dirigido a adecuar su producción a las necesidades y exigencias del mercado, lo que le ha llevado a incorporar nuevas unidades de producción lo que les permite tener un proceso integrado, desde el cultivo hasta la comercialización.
Situación
Culmarex tenía una problemática con la gestión de documentos físicos por su acumulación y por la dificultad de su tratamiento. Inicialmente se arrancó con dos tipos de documentos: currículos y artículos de prensa científica.
Currículos
Tanto en la sede central como en las distintas sucursales del cliente, reciben diariamente y por distintos medios y formatos, numerosos currículos. El almacenamiento y clasificación se hacía de distinta forma, quedando los documentos ubicados en diversos sitios -archivadores, carpetas de Windows, correo electrónico, etc- resultando muy difícil la búsqueda de candidatos que cumplieran con un perfil determinado. Esto provocaba una demora innecesaria en procesos de selección de personal, así como una acumulación de papel molesta para la gestión administrativa por el espacio y la poca utilidad que producía. Además se desconocía la obsolescencia de los documentos, porque no se tenía control sobre la fecha de entrada, por lo que se generaban ineficiencias operativas por acudir a documentos antiguos con datos desactualizados.
Artículos de Prensa científica
El departamento de I+D+i de Culmarex almacena y clasifica artículos de prensa científica para su proceso de gestión del conocimiento. Estos documentos son utilizados como referencia y consulta en sus procesos de análisis e investigación. Los artículos provienen de distintas fuentes: prensa digital, prensa escrita, email, pdfs, etc. La clasificación tradicional en carpetas físicas, limitaba las posibilidades de localización ágil de documentos y su aprovechamiento en las acciones de investigación. Además de las carencias de este sistema para clasificar y encontrar documentos en el ámbito de I+D+i, se producía una acumulación de papel en las instancias del departamento en un tipo de documento que no requiere conservación legal.
Solución
Para afrontar esta situación eficazmente se optó por la Document Suite: docQuijote. Un Sistema de Gestión Electrónica de Documentos que incorpora una potente herramienta de flujos de información para automatizar procesos, junto con el módulo OCR Full Text que, gracias a que incorpora el texto impreso de los documentos Office y PDF (texto e imagen que pueden convertirse a PDF editable), permite al usuario realizar búsquedas de datos hasta por el "contenido" de los archivos.
NOVAC por su parte, realizó el análisis del proceso y de los documentos objeto del alcance del proyecto, así como el asesoramiento en la solución a implantar. Plataforma que cumple con las necesidades actuales y que permite crecer en la tendencia de "Oficina gestionada sin papeles" (WorkFlow, entorno colaborativo, factura electrónica, notificaciones, etc.) . En base a esto, hicimos la instalación y configuración óptima de la plataforma, realización de pruebas, puesta en marcha y seguimiento periódico. Además, como elemento fundamental de todos nuestros proyectos, impartimos formación al cliente a dos niveles (usuario y administración) para asegurar el aprovechamiento del sistema y proveerle de autonomía en el desarrollo de la gestión documental dentro de su empresa.
La Document Suite, ofrece un entorno para la gestión de repositorios y documentos muy sencillo, permitiendo a los usuarios incorporar e indexar fácilmente archivos y datos asociados, de forma eficiente incluso desde el dispositivo de digitalización. Las búsquedas de información y documentos son inmediatas, aportando funcionalidades de agrupación y filtros de información muy útiles a la hora de gestionar documentos externos de los que se carece de información en la empresa. El usuario no está supeditado a la clásica vista estática de carpetas y subcarpetas, pudiendo variarla en función de las necesidades de cada momento (p.e. clasificar los currículum por Localidad y Edad, añadiendo un filtro de los recibidos en los últimos 6 meses con Grado en Biología y que en el contenido de texto se haya indicado "molecular").
Por otro lado, la posibilidad de compartir documentos de forma ilimitada independientemente de donde se encuentre el original, la accesibilidad inmediata a toda la documentación de las distintas áreas, autenticación del usuario a los repositorios documentales para garantizar la privacidad de datos el cumplimiento de la LOPD, auditoría interna y un largo etcétera de funcionalidades que permite incrementar la productividad en general de los recursos de la empresa.
Beneficios
Además de los beneficios operativos y la reducción drástica de costes asociados a las tareas de impresión, búsqueda, localización y agrupación de documentos e información, Culmarex dispone ahora de un repositorio seguro de documentos que contienen información personal y por lo tanto de grado alto para la LOPD.
- Reducción de costes de impresión. Sobre los documentos digitalizados no se tienen que realizar copias de ningún documento físico o digital puesto que se pueden consultar con el programa o se remiten por vía electrónica a quien lo necesite.
- Automatización de flujos de trabajo a partir de documentos. La incorporación de documentos en ubicaciones de Red establecidas y configuradas en sus dispositivos de digitalización, arranca el proceso almacenando e indexando por la información capturada automáticamente (campos y contenido de los documentos), sin intervención del usuario.
- Localización inmediata de documentos, incluso los que no cumplen un patrón. Esta posibilidad proporciona una mejora sustancial a la hora de hacer búsquedas del tipo "relacionado con..." independientemente de su clasificación en los repositorios.
- Reducción de tiempos en los procesos de selección de personal. Gracias a las funcionalidades de clasificación, agrupación y búsqueda de documentos e información, se obtienen resultados inmediatos de candidatos que cumplan el perfil, sin pérdidas de tiempo ni largas búsquedas entre archivadores y carpetas.
- Cumplimiento de la LOPD sobre documentos con información de carácter personal
- Independiza el acceso a la información de los empleados y ubicación de los documentos físicos o digitales. Acceso inmediato por los empleados autorizados a todos los documentos e información, pudiendo disponer de ello cualquier recurso autorizado.
“Es increíble el tiempo que perdíamos antes en la búsqueda de documentos.”
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