Está demostrado que una de las labores manuales que más recursos y tiempo requiere en el departamento de administración de cualquier empresa es el pago a proveedores.

Las compañías que gestionan su contabilidad de forma manual son menos eficientes.

Este tipo de gestión puede generarnos problemas de diversa índole: pagos duplicados, insatisfacción de nuestros proveedores, ciclos de pago excesivamente largos, un menor control de nuestros procesos contables, etc.

La respuesta a todos estos contratiempos es la automatización de facturas de proveedores.

Automatizar las facturas de proveedores puede reportar numerosas ventajas.

¿Cuáles son los beneficios de la Automatización de facturas de proveedores?

Existen múltiples motivos por los que automatizar las facturas de proveedores puede ser una buena idea, entre ellos:

• Se elimina la pérdida de documentos.
• Aumenta la rapidez en el procesamiento de facturas.
• Se reducen los casos de pagos duplicados y fraudes.
• Facilita la gestión y planificación de presupuestos.
• Elimina la entrada manual de las facturas.
• Mayor transparencia en todo el proceso contable lo que permite un mayor control interno.
• Favorece el cumplimiento de la normativa contable.
• La información que se genera resulta más fácil de compartir con todas las personas de la empresa que la necesiten.
• Evita retrasos en los pagos y que la compañía pueda ser sancionada por ello.

Destacar además que, una vez automatizado el proceso de facturas de proveedores, se pueden reducir los costes hasta en un 47%. Si a esto le sumamos los beneficios intangibles mencionados con anterioridad, no cabe duda que la automatización de cuentas a pagar es la mejor opción posible para tu negocio.

Existen ciertos pasos dentro del proceso de automatización de facturas a proveedores.

1. Todo comienza en el instante en el que surge la necesidad de compra. Una vez que esto sucede el siguiente paso es comprobar que se dispone de presupuesto y pedir oferta a distintos proveedores. Cuando tengamos en nuestro poder diferentes alternativas, hay que decantarse por una de las propuestas, comunicárselo al proveedor pertinente y realizar la compra.

2. Seguidamente se valida que el servicio o producto recibido es el acordado, se le da entrada en el sistema, se obtiene la factura, se extraen los datos de la misma y se procede a su aprobación.

3. Para terminar, se registra contablemente por la cantidad que fueron facturados en nuestro ERP e incluso es posible controlar y efectuar el pago.

El principal objetivo de la automatización de cuentas a pagar es que todo este proceso se realice con la menor intervención manual posible logrando una mayor eficiencia y eficacia y reduciendo las posibilidades de error.

Para llevar a cabo la automatización de procesos de manera exitosa resulta de vital importancia contar con las herramientas adecuadas y con un asesor que sepa orientarte hacia la mejor solución para tu negocio. En Novac contamos con las más novedosas herramientas de automatización y con un departamento de desarrollo propio para adaptarnos a las necesidades de transformación digital de las pymes.

¡Anímate a contarnos tus ideas y nosotros le damos forma!