AGETRANS DEMETRIO E HIJOS, es una empresa situada en el municipio de Totana, en Murcia, con más de 35 años de experiencia en el sector logístico. Cuenta con una flota de unos 65 camiones y otras 60 unidades entre camiones, furgonetas y remolques. Se distingue por contar con una flota de vehículos para transportar mercancía, equipados cada uno con las últimas novedades tecnológicas del sector.
Situación
Antes de la implantación de la Suite de Gestión Documental, AGETRANS gestionaba su documentación en formato papel de sus empresas AGETRANS y ROLLING BULL, lo que ocasionaba que la clasificación en carpetas físicas y su posterior búsqueda requiriese un tiempo considerable para el personal, sin contar con que la documentación podía estar repartida entre las distintas sedes y esto podía ocasionar pérdida de la misma o retraso en su tramitación.
La dirección de AGETRANS quería dar un paso a las nuevas tecnologías y a la transformación digital de su documentación, de manera que las Facturas y Viajes emitidos, con su documentación asociada, estén disponible para su búsqueda de una manera ágil y en formato digital. Además, buscaban una solución para la emisión de factura electrónica a sus clientes.
Solución
Para ayudar con los objetivos planteados por AGETRANS, NOVAC propuso una Suite de Gestión Documental, que les permitiría ir creciendo por fases.
· VIAJES Y DOCUMENTACIÓN ASOCIADA
En esta fase se pretendía tener digitalizados todos los viajes (albaranes) emitidos a sus clientes, junto con toda la documentación asociada al mismo. Para ello, se estableció un procedimiento de escaneo del Viaje, identificado con un código de barras, y al cual los usuarios adjuntan otra serie de documentos. Uno de sus operarios coloca varios viajes con su documentación (lote de varios documentos) en un dispositivo de escaneo y éstos entran en la aplicación de gestión documental, que se encarga de analizar este lote e ir dividiéndolo de forma automática cada vez que encuentre un código de barras distinto. A continuación, por cada documento se lee el contenido del código de barras y se consulta a su programa de transportes todo el resto de la información, como puede ser cliente, origen y destino del viaje, fecha del viaje, importe, etc., lo que permite al Gestor Documental tener toda la información indexada y clasificada correctamente.
· FACTURAS A CLIENTES Y DOCUMENTACIÓN ASOCIADA
En esta fase se pretendía tener digitalizados todas las facturas emitidas a sus clientes, junto con toda la documentación asociada, en especial los CMRs. Para ello, se estableció un procedimiento de escaneo de la Factura, identificada con un código de barras, y a la cual los usuarios adjuntan otra serie de documentos, entre ellos los CMRs. Uno de sus operarios coloca varias facturas con su documentación (lote de varios documentos) en un dispositivo de escaneo y éstos entran en la aplicación de gestión documental, que se encarga de analizar este lote e ir dividiéndolo de forma automática cada vez que encuentre un código de barras distinto. A continuación, por cada documento se lee el contenido del código de barras y se consulta a su programa de transportes todo el resto de la información, como puede ser cliente, fecha de factura, importe, etc., lo que permite al Gestor Documental tener toda la información indexada y clasificada correctamente. Además, se consulta cuáles son los viajes asociados a dicha factura, para poder crear el expediente digital completo. Si la factura digitalizada además es para un cliente al que se le envía facturación electrónica, la aplicación firma con certificado digital de la empresa y envía al cliente la factura de forma automática vía email.
· FACTURAS DE GASTOS Y DOCUMENTACIÓN ASOCIADA
En esta fase se pretendía tener digitalizados todas las facturas de gastos, junto con toda la documentación asociada. Para ello, dan registro de entrada a los gastos en su programa de transportes y generan un documento interno de Factura de Gastos; y al igual que en los casos anteriores se estableció un procedimiento de escaneo de la Factura de Gastos, identificada con un código de barras, y a la cual los usuarios adjuntan las facturas de los proveedores. Uno de sus operarios coloca varias facturas con su documentación (lote de varios documentos) en un dispositivo de escaneo y éstos entran en la aplicación de gestión documental, que se encarga de analizar este lote e ir dividiéndolo de forma automática cada vez que encuentre un código de barras distinto. A continuación, por cada documento se lee el contenido del código de barras y se consulta a su programa de transportes todo el resto de la información, como puede ser cliente, fecha de factura, importe, etc., lo que permite al Gestor Documental tener toda la información indexada y clasificada correctamente.
Beneficios
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Mejora de la productividad con una herramienta ágil y sencilla.
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Facilidad de incorporación de documentos, debido a que los usuarios sólo tienen que digitalizarlos y asociar unos pocos datos en el formulario de subida.
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Búsquedas ágiles, a través de los filtros de búsqueda de la herramienta.
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Mayor control de la documentación disponible desde su digitalización en cualquiera de las sedes.
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Mayor seguridad, a través de los permisos de usuario a diferentes niveles (administrador, supervisor, usuario de búsqueda).
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Integración con su programa de gestión, pudiendo además consultar los documentos desde el mismo.
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Evitar el uso y pérdida del papel.
"Tras la integración de la gestión documental con nuestro propio ERP conseguimos agilizar y optimizar todos los procesos administrativos al máximo, ya que te permite disponer de cualquier documentación de la empresa de forma inmediata, ahorrando labores administrativas y un gasto de papel muy importante. En cuanto a la implantación ha sido una tarea sencilla ya que el equipo de NOVAC se ha encargado de todo, para la empresa se ha convertido en una parte fundamental."
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