El Grupo Itevelesa es una compañía referente en el sector de seguridad industrial y en la inspección de vehículos, más conocido como ITV.
Actualmente, esta empresa cuenta con más de 90 líneas de inspección, repartidas por todo el territorio español.
Situación
En Itevelesa disponían de un parque de impresión de 448 equipos con una gran variedad de marcas y modelos. Gran parte de este parque de impresión lo gestionaban directamente, teniendo que realizar las compras de los consumibles así como la gestión de incidencias.
Los centros tenían su propio stock de consumibles, pero cuando tenían que solicitar cualquier consumible dependían de la respuesta que les diera la central de compras del grupo, generalmente al día siguiente se autorizaba la compra y se realizaba el pedido.
En cuanto a la gestión de incidencias de las impresoras, las gestionaban mediante la garantía del propio fabricante, con la correspondiente carga de trabajo para el departamento de informática y una vez pasada la garantía (3 años) el fabricante no se hacía cargo del equipo.
Los equipos multifuncionales si tenían contrato de mantenimiento, pero con diferentes proveedores y, por tanto, con diferentes condiciones. Por lo que recibían al cabo del mes varias facturas con costes diferentes, suponiendo la contabilización de las mismas mucho tiempo.
Además, Itevelesa no disponía de una herramienta que permitiese controlar los volúmenes de impresión realizados por los equipos, ni un análisis de las duraciones de los consumibles.
Solución
NOVAC realizó una consultoría con el fin de dimensionar correctamente el parque de impresión de acuerdo a las necesidades de cada puesto según su volumen de impresión mensual, funcionalidades requeridas y la cobertura de impresión realizada. Esto permitió ofrecer un único precio por página tanto en blanco y negro y como en color, que incluye los consumibles (papel excluido), piezas de repuesto, desplazamiento e intervención del técnico "insitu".
Para que no tuvieran que preocuparse de la solicitud de consumibles se implantó Smartcount. Una solución desarrollada por NOVAC para administrar, supervisar y diagnosticar dispositivos de impresión de forma remota. Esta aplicación les permite, entre otras muchas cosas, controlar el nivel de los consumibles de los equipos de impresión y realizar la solicitud de los mismos de forma automática, garantizando tener los consumibles necesarios antes de que se consuman.
Como resultado de la consultoría se pasó de un parque de impresión con gran variedad de modelos a uno con sólamente 5 con mayores funcionalidades y condiciones homologadas para toda la duración del acuerdo. Para garantizar la resolución de incidencias a tiempo se incluyó un acuerdo de nivel de servicio (SLA) en el contrato.
Beneficios
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Mejora de la productividad con equipos con mayores funcionalidades.
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Optimización del parque de impresión.
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Reducción de los costes de impresión.
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Automatización del proceso de solicitud de consumibles.
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Mayor control del estado de los dispositivos de impresión.
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Administración remota centralizada de todo el parque de impresión.
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Control en los gastos totales realizado por el software.
- Contabilización de las copias y el uso de tóner.
“Con NOVAC, hemos conseguido un ahorro de costes, un mayor control y gestión y tener la tranquilidad de que el parque de impresión funciona de una manera óptima”
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