TERRA FECUNDIS es una empresa de Trabajo Temporal constituida en el año 2.000 con capital íntegramente nacional y que nace en respuesta a la creciente necesidad, por parte de las empresas, de obtener recursos humanos para la rápida cobertura de todo tipo de puestos de trabajo. Son expertos en soluciones de Recursos Humanos en áreas de trabajo temporal, consultoría, formación y selección.
Situación
En su situación inicial, TERRA FECUNDIS disponía de documentación de sus trabajadores en formato papel, algunos de esos documentos eran rellenados a mano y venían ya cumplimentados. Al ser una empresa que gestiona la contratación de muchos trabajadores para otras empresas, el volumen de documentos físicos es muy elevado. Buscaban un colaborador para digitalizar el histórico de dicha documentación física, aportando criterios de clasificación y búsqueda, trabajo que debería hacerse por cada documento por individual, identificando al menos los datos del trabajador y el tipo de documento en sí.
Solución
NOVAC analizó las necesidades del cliente en su búsqueda de servicio de outsourcing de digitalización de documentación física, y aportó como valor añadido la herramienta de gestión documental, Solpheo, en su versión Cloud. La combinación de solución software y servicios, permitió que NOVAC presentara un proyecto óptimo para cubrir las necesidades planteadas por el cliente en el menor tiempo posible.
El servicio de outsourcing consistió en la digitalización de 7.000 expedientes de trabajadores, donde cada expediente estaba conformado por 4 tipos de documentos de PRL. Los documentos fueron digitalizados con escáneres de sobremesa, donde cada documento era un archivo identificado por el número de expediente del trabajador y posteriormente se almacenaba en una carpeta de trabajo de la solución software.
Para la documentación de PRL, Solpheo, la solución software propuesta:
- Monitorizaba la carpeta de entrada, y de forma automática indexaba cada documento en el gestor documental
- Identificaba el código del trabajador a partir del nombre del documento, que se había establecido durante el proceso de digitalización, debido a que no en todos los documentos era posible identificar el trabajador al ser manuscritos o carecer de información identificativa.
- Extraía el resto de la información del trabajador a partir de dicho código, tales como el DNI/NIE y el nombre del mismo, a partir de una base de datos de trabajadores.
- Mediante iOCR, la solución identificaba el tipo de documento en base a las reglas de reconocimiento; en caso de no poder identificarlo, lo proponía en una tarea para que el usuario pudiera identificarlo de manera manual.
- Enviaba la documentación a su archivador digital, a la vez que dejaba una copia de los documentos en carpetas dentro del ordenador, que se creaban de forma dinámica a partir de los metadatos identificativos del documento.
Adicionalmente, existía otro tipo de documentos, como altas y bajas de contratos que ya venían en digital, en los que:
- Mediante iOCR, la solución identificaba el tipo de documento en base a las reglas de reconocimiento, así como el DNI/NIE del trabajador y la fecha de alta/baja.
- Enviaba la documentación a su archivador digital, a la vez que dejaba una copia de los documentos en carpetas dentro del ordenador, que se creaban de forma dinámica a partir de los metadatos identificativos del documento.
- Extraía el resto de la información del trabajador a partir de dicho DNI/NIE, tales como el nombre del mismo y el código de trabajador, a partir de una base de datos de trabajadores
- Enviaba la documentación a su archivador digital, a la vez que dejaba una copia de los documentos en carpetas dentro del ordenador, que se creaban de forma dinámica a partir de los metadatos identificativos del documento
Por último, existía otro tipo de documentación, que ya venían identificados en el nombre del documento con el número de trabajador, y donde la solución realizaba el mismo procedimiento automático que en el caso de los documentos de PRL.
De esta manera, conseguimos cumplir el objetivo de tener en digital la documentación de los 7.000 expedientes de trabajadores en el tiempo estimado.
Beneficios
- Optimización del proceso de digitalización de los documentos al no tener que clasificar manualmente toda la documentación, sino realizando un proceso semi automático en algunos casos y totalmente automático en otros apoyados en OCR inteligente.
- Facilidad de incorporación de documentos ya que simplemente se depositan en una carpeta que la solución monitoriza periódicamente y realiza el proceso de automatización configurado.
- Mejora de la productividad con una herramienta ágil y sencilla.
- Alta disponibilidad para las búsquedas a través de los datos clave.
- Posibilidad de exportación de la documentación, en modo tabla o en modo fichero para trabajar posteriormente con ellos.
- Seguridad y confidencialidad, en una herramienta que cumple así con las directivas de la RGPD, al proteger el acceso a la documentación mediante permisos establecidos y encriptación de los documentos.
“Nuestra experiencia en este proyecto con Novac ha sido fantástica. Los responsables del proyecto son unos grandes profesionales, que enseguida les transmites tus necesidades y buscan rápidas soluciones. Cabe destacar el trato y la implicación por parte de ellos, su disponibilidad, experiencia y conocimientos. Estamos muy contentos con el resultado y estamos seguros que volveremos a contar con ellos en futuras ocasiones.”
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