Casos de Éxito: INTERSAM - NOVAC

INTERSAM es una compañía creada por profesionales del sector, para la fabricación de intercambiadores térmicos para el mundo de la climatización.

Situación

En su situación inicial, INTERSAM realizaba el envío de las nóminas vía email, de forma manual. La usuaria responsable de este proceso recibe un lote de nóminas vía email por parte de la asesoría, los divide en un documento por nómina y a continuación envía por email una a una, introduciendo la dirección de email y adjuntando el documento de forma manual, lo cual puede llevar a errores además del tiempo que requiere.

Solución

NOVAC propuso una de sus soluciones propias para este proceso sencillo y desatendido. Esta solución realiza una monitorización de una carpeta de entrada, donde INTERSAM deja un documento PDF con todas las nóminas. La solución, de forma automática:

• Recoge el documento lote con todas las nóminas
• Separa separa las páginas una a una
• Identifica el DNI del trabajador mediante extracción de datos OCR
• Extrae información del trabajador (nombre, email, contraseña de apertura de PDF), de la base de datos de trabajadores (en el caso de INTERSAM, de Excel)
• Protege el PDF con contraseña de apertura
• Envía la nómina protegida con contraseña en formato PDF al trabajador.

Con esta solución automática, INTERSAM reduce considerablemente el tiempo de procesamiento, además de proveer seguridad a la hora de envío de la información.

Beneficios

• Autonomía en el envío de nóminas, dejando el documento lote en la carpeta de entrada y la solución se encarga del resto.
• Seguridad y confidencialidad en el envío, ya que se identifica de manera inequívoca quién es el receptor de la información, además de proteger el documento con contraseña, cumpliendo así con las directivas de la RGPD.
• Ahorro de tiempo, ya que el proceso es automático y no requiere de todo el trabajo manual que puede llevar a errores
• Sencillez en una solución para medianas/pequeñas empresas.

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