Daniel Gómez Servicios Portuarios (DGSP) es una agencia marítima radicada en el Puerto de Cartagena, que ofrece una solución integral en la cadena logística: gestión del pedido como transitario, atención al buque como consignatarios así como servicios de carga y descarga de mercancías con manipulación de mercancía convencional y contenedores. Especializados en el tráfico de fruta fresca, dispone de almacenes frigoríficos con capacidad para 10.000 pallets, y también de 3.400 m2 de almacenamiento para carga seca y 4.000 m2 de espacio abierto en primera línea de muelle.
Situación
Daniel Gómez Servicios Portuarios tenía claro que la correcta gestión de todos los documentos asociados a la actividad que ejercen, tanto los que están en formato digital como en papel, suponía una mejora fundamental en el desarrollo de su actividad. El proceso productivo fue el objetivo del proyecto.
Esta tarea es llevada a cabo por agentes especializados, quienes deben tramitar las solicitudes con distintos interlocutores -clientes, proveedores, intermediarios, administración- intercambiando diversos documentos -pedidos, manifiestos de carga, albaranes, facturas, confirmaciones, etc- en formato, tanto físico como digital, y asociándolos todos a un mismo expediente de trabajo.
Entre la documentación manejada, el principal elemento es el DUA, un documento estándar necesario para el cumplimiento de la norma aduanera. Una vez que el servicio se lleva a cabo, el expediente se cierra para proceder a su facturación. Las distintas fuentes asociadas a sus transacciones generan una cantidad masiva de documentación, y el marco legal exige la conservación física de numerosos documentos de cada expediente. esta situación dificultaba su gestión, almacenamiento y localización, generando excesivos costes en impresión y copia. A esto se unía la paulatina incorporación de los trámites electrónicos en la gestión aduanera y en la empresarial, haciendo necesario el tratamiento y almacenamiento eficiente de los documentos en formato digital, emails con anexos, firma electrónica masiva, etc. El cumplimiento de las necesidades operativas y legales exigía un gran esfuerzo y, en materia de seguridad, tenían una gran dependencia del soporte físico, lo que suponía un riesgo en caso de producirse alguna incidencia.
Solución
Para afrontar esta situación eficazmente se optó por la Document Suite: DocQuijote, un Sistema de Gestión Electrónica de Documentos que incorpora una potente herramienta de flujos de información -entre los que adquirió a firma digital masiva-junto con el módulo OCR de plantillas. NOVAC por su parte, realizó el análisis del proceso y documentos objeto del alcance de la primera implantación del proyecto así como el asesoramiento sobre la solución a implantar - plataforma que cumple con las necesidades actuales y que permite crecer en la tendencia de "Oficina gestionada sin papeles" (WorkFlow, factura electrónica, notificaciones, etc.).
En base a esto, hicimos la instalación y configuración óptima de la plataforma, realización de pruebas, puesta en marcha y seguimiento periódico. Además, como elemento fundamental de todos nuestros proyectos, impartimos formación al cliente a dos niveles (usuario y administración) para asegurar el aprovechamiento del sistema y proveerle de autonomía en el desarrollo de la gestión documental dentro de su empresa.
La Document Suite, por su gran flexibilidad y facilidad de uso, se ha adaptado a las necesidades del proceso del cliente, y no al contrario. Aportando un nivel mayor de eficacia gracias a la automatización de la captura de datos a partir del DUA, almacenamiento y clasificación de los documentos sin intervención del usuario, auto generación de expedientes, firma electrónica y envío automático de documentos por email, acceso inmediato a toda la documentación, búsqueda de expedientes por contenido de los documentos,... y un largo etcétera de funcionalidades que incorpora la herramienta para incrementar la productividad en general de los recursos de la empresa.
Además de los beneficios operativos y la reducción drástica de costes asociados a las tareas de impresión, búsqueda, localización y agrupación de documentos e información, Daniel Gómez Servicios Portuarios dispone ahora de un repositorio seguro de un activo vital para la actividad de cualquier empresa, los documentos físicos y digitales.
Beneficios
▪ Reducción de costes de impresión. Los documentos electrónicos no tienen que imprimirlos puesto
que se almacenan en el expediente del sistema. No se tienen que realizar copias de ningún documento físico o digital puesto que se pueden consultar con el programa o se remiten por vía electrónica a quien lo necesite.
▪ Automatización de flujos de trabajo. El proceso arranca automáticamente desde la digitalización del DUA -el usuario solo coloca los documentos en el escáner-. El sistema almacena e indexa por la información capturada automáticamente (campos y contenido de los documentos), sin intervención del usuario. Los agentes, a partir de aquí, realizan su gestión y asocian documentos e información al expediente ya registrado.
▪ Repositorio seguro de expedientes y documentos. El sistema representa un backup de todos los documentos e información, asegurando un activo vital para la empresa.
▪ Reducción tiempo de gestión. La captura manual de datos del DUA ya no la realizan los agentes. El módulo de OCR plantillas localiza las zonas y los asocia a los campos de la base de datos, convirtiendo la imagen PDF en Datos dentro de su sistema. Además, como es una tarea desasistida que no requiere tiempo por parte del agente, se ha añadido información y datos que antes no se almacenaban en la base de datos, obteniendo más posibilidades de clasificación y búsqueda que redundan en una mayor productividad.
▪ Visión 360o del expediente y de su trazabilidad documental. La documentación de un expediente se asocia al mismo ítem. Todos los anexos, estados y procesos por los que atraviesa el trámite se pueden ver de una forma unificada. Inmediatamente se detecta la documentación que falta de un expediente. Con la posibilidad de añadir información no estructurada (notas, comentarios, etc.) útil para entender la gestión del expediente.
▪ Simplificar procesos de clasificación, agrupación y búsqueda de documentos e información. Al existir un repositorio digital de los documentos, la clasificación física se ha simplificado y no se acude a los documentos en papel salvo requerimiento legal. Acelerando los tiempos de clasificación, búsqueda, agrupación y localización. En este aspecto se añade una funcionalidad que impacta positivamente en la productividad, ya que se puede filtrar por fecha de entrada al sistema de documentos, expedientes, etc.
▪ Disponibilidad inmediata de documentos. Acceso directo a todos los documentos e información del expediente, independientemente de la disponibilidad del personal que está realizando la gestión. Por ejemplo, los usuarios de administración y gerencia, de forma autónoma, puede visualizar y tratar los documentos que están asociados a cada expediente (conocer qué ha pasado, dudas, reclamaciones, etc.).
"Con esta solución hemos conseguido automatizar la clasificación de documentación necesaria en nuestro proceso de exportación de mercancías, en especial los DUAs, ahorrándonos tiempo de gestión que antes se hacía de forma manual."
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