Casos de Éxito: GRUPO SURESTE - NOVAC

GRUPO SURESTE es la mayor empresa no multinacional del sector de la seguridad privada en España. Su destacado y constante crecimiento está basado en una política de reinversión, liderazgo tecnológico y responsabilidad social, cimentado en cerca de tres décadas de experiencia y especialización en sistemas de vigilancia y protección integral, singularmente en el ámbito de las infraestructuras críticas, como las de transporte, las energéticas, las sanitarias o las de defensa, además de prestar servicio a compañías industriales, al sector residencial, al de servicios y al sector público en cuantas dependencias se requiere.

Nacido en la Región de Murcia, mantiene en Molina de Segura su sede central, en un edificio inteligente en el que ha creado el centro tecnológico y de experimentación ‘SecurSpace’ y construido la mayor central receptora de alarmas del Arco Mediterráneo. Un complejo especializado de 3.000 m2 de instalaciones –con centro propio y homologado de formación– desde el que GRUPO SURESTE coordina la red nacional de delegaciones y a una plantilla de más de 2.500 profesionales.

El objetivo de GRUPO SURESTE, dentro del compromiso medioambiental establecido por su política de RSE, pasaba por la reducción de papel y, en consecuencia, por la elaboración y gestión digital de expedientes. A tal fin, entró en contacto con NOVAC para conocer las características de nuestra Suite de Gestión Documental y valorar su posible implantación.

Situación

GRUPO SURESTE buscaba una solución que se integrase con su actual programa de gestión de calidad para la ISO 9001, con el fin de minimizar el tiempo en la indexación de los documentos en la nueva plataforma y, singularmente, para permitir una gestión integral documental en soporte digital.

Dicha solución debía permitir a su vez la digitalización completa de los 1.300 expedientes y más de 18.000 documentos que en ese momento conformaban el archivo documental impreso de la compañía. Por tanto, la supresión actual y futura de las carpetas físicas, ofreciendo el beneficio añadido de liberar un importante espacio de almacenamiento.

Solución

NOVAC, como socio tecnológico de GRUPO SURESTE, propuso la solución DocQuijote para la Gestión de la Documentación de los expedientes de sus trabajadores.

GRUPO SURESTE gestiona varios tipos de documentos (Comunicaciones Seg. Social, Datos Contractuales, Datos Personales, Embargos, IT, Prevención, Varios), para los cuales se les ha creado un repositorio documental dentro de la solución. Por cada tipo de documento, se ha establecido una serie de etiquetas o metadatos, con el fin de tener los documentos indexados correctamente para la posterior búsqueda y clasificación digital, tales como el código de empresa, código de trabajador, DNI, nombre, delegación, etc.

NOVAC planteó dos escenarios para la digitalización de los expedientes en papel y su indexación en el gestor documental:

•   Digitalización de expedientes sin clasificación de documentos, es decir, sin poder hacer una distinción clara de tipo de documentos
  •    El equipo de NOVAC digitalizó cada expediente en un documento único, identificado por el código de empresa y código de trabajador, a partir del cual, el sistema buscaba de forma automática en la base de datos el resto de metadatos del trabajador, para así identificar su nombre, fecha de incorporación, categoría profesional, etc.
     
•   Digitalización de expedientes con clasificación de documentos
  •    El equipo de NOVAC digitalizó los expedientes según tipo de documento, de manera que genere un pdf por cada tipo de documento distinguiendo tipos (Datos Personales, Documentación Contractual, Varios, etc.), identificado por el código de empresa y código de trabajador, a partir del cual, el sistema buscaba de forma automática en la base de datos el resto de metadatos del trabajador, para así identificar su nombre, fecha de incorporación, categoría profesional, etc.
  •    A continuación, los documentos pasaban a un estado de “Pendientes de Validar”, a la espera de establecer el tipo de documento digitalizado.

En ambos casos, los documentos quedaban indexados y clasificados por la solución de Gestión Documental a través de metadatos, permitiendo su agrupación, clasificación y/o búsqueda, así como el envío por correo electrónico, la impresión o descarga de documentos desde la aplicación.

En la segunda etapa, GRUPO SURESTE solicitó a NOVAC la integración del sistema implantado con la aplicación de gestión de calidad, de manera que la documentación de los trabajadores estuviera enlazada con el software Q-BO, donde existe un apartado especial de documentación y formación de los trabajadores.

Beneficios

• Mejora de la productividad con una herramienta ágil y sencilla.
• Facilidad de incorporación de documentos debido a que los usuarios sólo tienen que digitalizarlos, o arrastrarlos a la aplicación con un par de metadatos, ya que el resto se recupera de forma automática desde su base de datos.
• Optimización del proceso de digitalización de los documentos al no tener que hacer una división entre los documentos de una página y los de varios.
• Búsquedas ágiles, a través de los filtros de búsqueda de metadatos de la herramienta.
• Mayor seguridad a través de los permisos de usuario a diferentes niveles (administrador, supervisor, usuario de búsqueda)
• Alta disponibilidad para las búsquedas a través de los datos clave.
• Integración con ERP, con el fin de extraer información que facilite la indexación de documentos en DocQuijote.
• Integración con sistema de calidad, a través de la integración con el software Q-BO para la documentación de los trabajadores, y así tener a mano la documentación para auditorías.

Ivet Ramón Muñoz (CEO Grupo Sureste)

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