AUTOPRIMA es un concesionario oficial de Mercedes-Benz, con sedes en Albacete, Cuenca, Motilla del Palancar y Castellón. Dispone de toda la gama de turismos, furgonetas y todos los camiones para sus clientes más exigentes. Cuentan con más de 30 años de experiencia en Postventa, ofreciendo servicios de reparación de todo tipo de vehículos, servicios de neumáticos, chapa y pintura, electricidad y tacógrafos.
Situación
Antes de la implantación de la Suite de Gestión Documental, AUTOPRIMA gestionaba su documentación en formato papel, lo que ocasionaba que la clasificación en carpetas físicas y su posterior búsqueda requiriese un tiempo considerable para el personal, sin contar con que la documentación podía estar repartida entre las distintas sedes y esto podía ocasionar pérdida de la misma o retraso en su tramitación.
Además, la dirección de AUTOPRIMA quería dar un paso a las nuevas tecnologías y a la transformación digital de su documentación, de manera que esta esté disponible siempre por cualquier empleado que tenga los permisos necesarios, por lo que buscaban una plataforma que diese y ofreciese lo que necesitaban.
Solución
Para ayudar con los objetivos planteados por AUTOPRIMA, NOVAC propuso un Suite de Gestión Documental en módulo web, dividiendo el proyecto en varias fases, de las cuales se dio prioridad a las dos siguientes:
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FACTURAS DE PROVEEDORES Y DOCUMENTACIÓN ASOCIADA
En esta fase se buscaba establecer un proceso para tener digitalizados y clasificados, tanto las facturas como sus correspondientes albaranes, estos se clasificaban a su vez en documentación de recambios, suministros e inmovilizado. Se crearon los repositorios correspondientes para almacenar cada tipo de documento con sus etiquetas asociadas, permitiendo que los usuarios receptores de los albaranes pudiesen digitalizarlos en el mismo momento de su recepción y estar disponibles de manera inmediata en la aplicación para ser consultadas desde la Sede Administrativa. Con posterioridad se recibían las facturas, y estas se vinculaban a sus albaranes correspondientes, dando como resultado final expedientes digitales de facturas, albaranes y el resto de documentación asociada.
En esta misma fase, se estableció un Flujo de Trabajo Digital para la validación de las facturas de gastos, que una vez recibidas por administración, estas son digitalizadas y asignadas a un usuario responsable para que dé su aprobación o rechazo correspondiente; y una vez aprobadas, se procede a su contabilización y pago.
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VENTAS DE TURISMOS Y FURGONETAS, NUEVOS Y DE OCASIÓN
En esta fase, se pretendía eliminar los expedientes de venta en formato papel y tenerlos accesibles desde Administración y Ventas. Para ello, se analizó e implementó un Flujo de Trabajo Digital para el tratamiento de la venta de turismos y furgonetas, tanto nuevas como de ocasión.
Todo el proceso físico se transformó en digital, permitiendo iniciar el expediente de la venta e ir agregando la documentación conforme se fuese recibiendo; esta documentación es variada, desde el pedido del cliente, documentación del cliente, pedido a fábrica, hoja de portes, factura de compra a Mercedes-Benz, factura de venta al cliente, garantías, documentación del vehículo, documentación de ayudas, etc. En este mismo proceso, se notifica al usuario correspondiente que debe iniciar la tramitación del seguro del vehículo.
Al final de todo el proceso, se tiene en forma electrónica el expediente completo de toda la documentación asociada a la venta de un turismo o furgoneta.
En las siguientes fases, se analizará, por ejemplo, la documentación asociada al departamento de Recursos Humanos, así como la venta y el alquiler de camiones.
Beneficios
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Mejora de la productividad con una herramienta ágil y sencilla.
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Facilidad de incorporación de documentos, debido a que los usuarios sólo tienen que digitalizarlos y asociar unos pocos datos en el formulario de subida.
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Búsquedas ágiles, a través de los filtros de búsqueda de la herramienta.
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Mayor control de la documentación disponible desde su digitalización en cualquiera de las sedes.
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Mayor seguridad, a través de los permisos de usuario a diferentes niveles (administrador, supervisor, usuario de búsqueda).
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Alta disponibilidad para las búsquedas desde el acceso web y a través de los datos clave.
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Evitar el uso y pérdida del papel.
“La Transformación Digital es una obligación para las empresas que nacieron en la época analógica“. El Grupo Autoprima, somos una de ellas. Gracias a la solución que nos ha aportado NOVAC, nuestro proveedor en I+D+I, hemos alcanzado mejorar nuestra productividad, nuestra eficiencia y nuestra comunicación interna y externa, variables determinantes para lograr importantes retos futuros para el grupo.
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