Según un estudio de IDC asegura que los costes de impresión representan entre el 1 y el 3 por ciento del volumen anual de negocios de las empresas. En concreto, en España se gasta una media de 40 páginas diarias por trabajador. Sin embargo, el 90% de esos documentos se eliminan o desechan durante la primera semana.
Los entornos de trabajo han ido evolucionando hacia un mayor predominio de la información digital y trabajadores en movilidad. Aún así, los documentos impresos siguen siendo indispensables para el trabajo.

El modelo de coste por copia posibilita la fijación de un coste fijo por página impresa, que incluye desde los cartuchos hasta el mantenimiento y reparación de averías o, incluso, el renting de las máquinas. No solo trata de controlar los costes sino que supone un ahorro, evitando impresiones innecesarias y su consiguiente beneficio para el medio ambiente y productividad en la empresa.

Muy pocas empresas saben realmente cuánto gastan en impresión y teniendo en cuenta que los equipos suelen distribuirse en diferentes departamentos y ubicaciones, se dificulta el control de impresoras, copiadoras y consumibles, así como de una gestión centralizada. Por ello, es necesario evaluar todas las opciones de las que se disponen para reducir sus costes de impresión.

Los beneficios que ofrece el coste por copia a las empresas es que pueden hacer un control sobre la tipología de documentos que se imprimen en sus oficinas, sobre quién imprime y cuánto. Esto les permite optimizar su gestión interna. Además, con los sistemas de coste por copia, una PYME puede tener ahorros de hasta un 40 por ciento respecto a la compra tradicional de consumibles. Por lo tanto, la pequeña y mediana empresa paga solamente un precio prefijado por cada una de las impresiones realizadas en el que se incluyen no sólo los consumibles, la asistencia técnica y la garantía, sino también muchos costes ocultos tales como gastos de administración y compras, gestión de stock, correcta asignación de costes, paradas de trabajo innecesarias, entre otros.

En todo caso, es necesario tener en cuenta una serie de pautas a seguir para reducir el impacto económico y medioambiental de los procesos de impresión:

• Establecer políticas de impresión hacia un uso racional de los equipos.
• Impresión bajo demanda: establecer contraseñas, buzón virtual, tarjeta de presencia…
• Conocer las técnicas y herramientas más económicas y eficaces para conseguir una reducción de costes en la empresa (materiales de larga duración, productividad del hardware, flujos de impresión avanzados).
• Estimar las necesidades de impresión de cada área de la empresa u oficina.

Nuestra solución de Control de Costes de Impresión te permitirá controlar y auditar todo lo que se imprime: quién imprime qué, dónde, cuándo y cómo lo imprime, redirigiendo automáticamente los trabajos de impresión al dispositivo más rentable o dispositivo similar para balancear las cargas de trabajo.

Benefíciate del ahorro y consigue una mayor productividad en tu negocio.