Hay muchas situaciones habituales donde las empresas ven limitadas las funcionalidades de sus sistemas de impresión, generando costes que pueden ser eliminados o reducidos.

• Uso del papel autocopiativo. Existen documentos que tienen hojas autocopiativas porque se necesita distribuir distintas copias en un proceso. Esto requiere mantener stock de estos originales en almacén y sus costes asociados.

• Consumo de papel preimpreso, que genera unos costes muy altos: manipulación de papel, disposición de papel con distintos formatos en cada bandeja del equipo, mantener stock de estos originales preimpresos en almacén, etc.

• Uso de impresoras matriciales para imprimir formularios multicopia o trabajar con aplicaciones industriales, cuya calidad de impresión es inferior a los equipos láser y dan peor imagen.

• Necesidad de realizar acciones repetitivas sobre un documento antes de su distribución (añadir diferentes logos, insertar una portada o condiciones, etc.) y/o enviarlo a diferentes lugares (imprimir, guardar en PDF, enviar por email/fax, etc.).

Las soluciones de flujos de impresión de formularios electrónicos son capaces de adaptar la impresión de los documentos a las necesidades del cliente, sin modificar por ello las configuraciones de las aplicaciones que imprimen. De manera que permiten eliminar el papel preimpreso, migrar de impresoras matriciales a láser y producir documentos personalizados sin necesidad de cambiar nada en las aplicaciones existentes.

• Ahorro de costes: al eliminar el papel preimpreso y autocopiativo, al evitar costes por errores humanos en la asignación de un preimpreso u otro y al eliminar el caro mantenimiento de las impresoras matriciales.
• Ahorro de tiempo: al eliminar los viajes hasta la impresora para colocar el papel preimpreso y realizar acciones repetitivas sobre un documento de forma automática.
• Mejora de la productividad: al automatizar tareas manuales no productivas, lo que permite destinar recursos a aspectos más productivos en la organización. Y al garantizar procesos productivos relativos a la impresión.
• Ahorro de espacio: al no tener que almacenar papel preimpreso del que se suelen hacer grandes tiradas para abaratar su coste.
• Evitar errores humanos: al independizar la impresión de los documentos del formato de la plantilla, sabiendo que el documento impreso siempre será la versión corporativa validada.
• Maximizar la efectividad de los documentos: al eliminar las impresoras matriciales cuya calidad de impresión es inferior a los equipos láser y dan peor imagen.

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