Una factura electrónica no es más que un archivo electrónico (PDF, DOC, Excel, etc.) con todos los datos de una factura normal y corriente, firmado digitalmente con certificados reconocidos para garantizar su autenticidad e integridad y que se transmite a través de medios electrónicos como Internet o el correo electrónico. De modo que la factura electrónica está sujeta a los mismos requisitos y obligaciones que la factura en papel y tiene la misma validez legal.

Es importante diferenciar entre una factura electrónica con validez legal y fiscal y una factura enviada en formato electrónico ya que, si esta última no contiene firma electrónica, no deja de ser un fichero que contiene una factura, pero que para que sea legal el envío y almacenamiento del original deberá ser en papel. Así, si una empresa recibe una factura por correo electrónico en formato electrónico que no contiene firma electrónica avanzada, no es una factura electrónica válida. Tampoco tiene ninguna validez legal la impresión de la factura por el receptor.

El principal objetivo de la factura electrónica es la simplificación de los procesos administrativos de las empresas.

• Ahorro de costes: como resultado de la supresión del papel, supresión del uso de tinta/tóner, eliminación de gastos de envío y derivados de la introducción manual de datos, eliminación de espacio de almacenamiento físico, etc.
• Reducción de tiempos de gestión y plazo de cobro de tus facturas: al ser enviadas y recibidas de forma inmediata. Las facturas emitidas a entidades públicas, canalizadas en el registro FACe, se liquidan en un plazo máximo de 45 días.
• Disminución de las no conformidades de cobro: adjuntando en el envío de la factura documentos asociadas a la misma (albaranes, partes de trabajo, CMRs, etc.).
• Ahorro de espacio: al no tener que ocupar espacio físico en tu oficina para el almacenamiento de las facturas.
• Mayor disponibilidad: acceso instantáneo a todas las facturas. Evite copias innecesarias para distribuir las facturas entre los distintos departamentos o en los diferentes procesos de tu empresa.
• Mejora de la eficiencia: la liberación de las tareas administrativas permite destinar los recursos humanos a aspectos más productivos en la organización.

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